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Como controlar a tesouraria a partir do extrato bancário

08 outubro

Marcelo TeixeiraTraining Manager8 outubro 2021 5 minutos de leitura

Uma das tarefas mais importantes para uma gestão corrente e atualizada da sua empresa é garantidamente o controlo permanente da tesouraria.

Mas todos sabemos o quão difícil é de conseguir!

É com bastante regularidade que ocorrem diversas transações financeiras, sejam elas pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes, pagamento de salários ou impostos, empréstimos bancários, entre outros. Tal acontece através de transferências bancárias, pagamentos de serviços ou cheques, isto é, a partir de uma conta bancária.

Ainda para mais, com a limitação para as empresas de realizar pagamentos a fornecedores em numerário superiores a 1.000€ e de impostos superiores a 500€, a utilização da conta bancária é indispensável!

E como faz o controlo da sua tesouraria?

Sabemos que a sua ferramenta preferida é uma simples folha de cálculo. E sabemos também que este controlo conduz a erros, tais como a falha no registo de alguns pagamentos, movimentos não previstos, troca de contas movimentadas, atrasos nos pagamentos e que resultam sempre em surpresas desagradáveis na previsão e (des)controlo da tesouraria. Certo é que o controlo da tesouraria está ainda dissociado da tarefa de reconciliação bancária.

O que é a Reconciliação Bancária?

Apesar de ser uma expressão de natureza técnica e geralmente uma tarefa do contabilista, a reconciliação bancária não é mais do que a comparação dos movimentos na contabilidade com os movimentos no extrato bancário.

Qual a sua importância?

Esta tarefa tem como real objetivo garantir que os saldos das contas bancárias na contabilidade refletem os saldos reais das contas bancárias e que, a existirem divergências, elas sejam devidamente justificadas. Com a reconciliação bancária, o contabilista consegue garantir que a cada movimento bancário corresponde o seu lançamento contabilístico.

Mas então, qual o problema?

Sendo uma tarefa do contabilista, realizada tradicionalmente no software de contabilidade, é normalmente realizada à posteriori, sem qualquer integração com o software de gestão da empresa e, muitas vezes, a partir dos extratos em papel!

Desta forma, este trabalho meramente contabilístico e desfasado no tempo, em nada ajuda o empresário na gestão da sua tesouraria.

A solução: “reconciliação bancária” no seu dia-a-dia

Independentemente da dimensão da sua empresa e da quantidade de documentos, o registo dos movimentos financeiros de entradas e saídas deve ser feita regularmente, de modo a que os saldos nas contas bancárias sejam iguais aos saldos das contas no software de gestão. Assim se evitam as surpresas!

Mas é possível efetuar a reconciliação bancária no software de faturação e gestão?

O Cloudware Business permite o registo de todos os movimentos de entradas e saídas na sua conta bancária, por cruzamento com os movimentos no extrato bancário, o que faz com que o registo permanente dos recebimentos e pagamentos passe a ser uma realidade. E isto sem necessidade de recorrer a quaisquer conhecimentos de contabilidade!

Como importar o extrato bancário para o software de gestão?

O Cloudware Business permite a importação dos extratos bancários, em formato .xls ou .csv, tendo inclusivamente os modelos standard de exportação dos principais bancos carregados no programa.

Basta, assim, que exporte os movimentos da conta bancária nos formatos suportados e importe o ficheiro para a aplicação.

Pode, inclusivamente, importar vários extratos, referentes a várias contas ou a diferentes tipologias, como o extrato de conta à ordem, o extrato do cartão de crédito ou mesmo o extrato da conta poupança ou rendimento.

O Cloudware Business gerará sugestões de reconciliação automática, de acordo com os documentos de venda emitidos e os registos das faturas de compra e despesa anteriormente realizados.

O que são as sugestões de reconciliação automática?

Concluída a importação do extrato bancário, e recorrendo a mecanismos de Inteligência Artificial e Machine Learning, o programa gera automaticamente sugestões de associação das transações no extrato bancário com os recibos e pagamentos previamente emitidos.

Apesar de ser sempre possível a associação manual dos movimentos, o objetivo é claro – simplificar o seu trabalho!

E se os recibos ou pagamentos ainda não tiverem sido registados?

Existe a possibilidade de registar os recibos de clientes ou os pagamentos a fornecedores a partir do movimento bancário.

Para além disso, é igualmente possível gerar sugestões automáticas de recebimentos e pagamentos, de acordo com a informação das faturas por liquidar.

A lógica das sugestões de recebimentos e pagamentos é em tudo semelhante à lógica da sugestão de reconciliações: o programa identifica semelhanças entre uma linha de entrada ou saída no extrato bancário e as faturas de venda ou de compra/despesa em aberto e sugere a geração do recibo ou pagamento.

Mas há mais!

Quando, a cada fatura de compra ou despesa, é associada a digitalização do documento por via da funcionalidade de Arquivo Digital, é permitida a consulta das faturas liquidadas por cada pagamento realizado, a partir do extrato bancário no Cloudware Business, de forma rápida e simples!

Por fim, deixamos-lhe uma garantia.

A utilização das funcionalidades das Reconciliações Bancárias e do Arquivo Digital no Cloudware Business dão ao empresário a certeza de um controlo diário da sua tesouraria e um acompanhamento rigoroso das suas contas correntes para com clientes e fornecedores. Sempre com informação atualizada, segura e acessível a partir de qualquer lugar.

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