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Comunicação de inventários: como e quando fazer

13 janeiro

Cláudio CarneiroBusiness Manager13 janeiro 2022 5 minutos de leitura

O mês de janeiro é tradicionalmente o “mês dos inventários”, sinónimo dos trabalhos de contagem, verificação e comunicação dos stocks à Autoridade Tributária (AT).

Está a decorrer, até ao dia 31 de janeiro de 2022, o prazo para a comunicação do inventário de existências relativo a 2021.

O que é o inventário de existências?

O inventário é a contagem e registo detalhado das existências da sua empresa, quer sejam mercadorias ou produtos acabados destinados a venda, matérias-primas e consumíveis destinados ao processo de produção ou mesmo produtos ou trabalhos em curso.

Que entidades são obrigadas a comunicar inventários?

Relembramos que, desde 1 de janeiro de 2020, deixou de ser relevante o volume de negócios do ano anterior para determinar quais os sujeitos passivos obrigados a comunicar inventário.

Assim, estão sujeitas a esta obrigação as pessoas singulares e coletivas que, no exercício de 2020, independentemente do seu volume de negócios, reúnam as seguintes condições cumulativas:

  • Tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
  • Disponham de contabilidade organizada;
  • Não estejam enquadrados no regime simplificado de tributação.

As entidades sem existências e obrigadas por lei a comunicar o inventário deverão, no mesmo prazo, comunicar essa situação, acedendo à página de Inventários do Portal e-Fatura e selecionando a opção “Não possuo existências”.

Que elementos devem constar da comunicação de inventários?

Na comunicação do inventário, as entidades devem obrigatoriamente:

  • Identificar o seu número de identificação fiscal;
  • Indicar o período de tributação a que se refere o inventário;
  • Indicar a data de referência do inventário, que deve corresponder ao fim do período de tributação.

A tabela de inventário deve ser preenchida com determinados elementos referentes a cada um dos produtos:

  • Tipo de produto, preenchido de acordo com os seguintes identificadores: M – mercadorias; P – matérias-primas, subsidiárias e de consumo; A – produtos acabados e intermédios; S – subprodutos, desperdícios e refugos ou T – produtos e trabalhos em curso;
  • Código único do produto na lista de produtos, devendo corresponder ao mesmo código utilizado no software de faturação e integrado no ficheiro SAF-T de faturação;
  • Descrição do produto;
  • Código de barras (EAN), sendo que, quando não existir, deve ser preenchido com o código único do produto;
  • Quantidade de existências finais à data de referência do inventário;
  • Unidade de medida usada, como por exemplo Un, Kg, Cm, m3, entre outras.

Qual é o prazo para comunicação dos inventários?

Para as entidades com período de tributação coincidente com o ano civil, o ficheiro de inventário de existências deve ser entregue até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte. Deverá comunicar o inventário de existências de 2021 até 31 de janeiro de 2022.

No caso do período de tributação não coincidir com o ano civil, o inventário deve ser comunicado até final do mês seguinte à data a que respeita o término do período. Por exemplo, se o período de tributação começa a 1 de julho de 2021, o inventário deve ser comunicado à AT até 31 de julho de 2022.

Como submeter o ficheiro de comunicação dos inventários?

A comunicação de inventários deverá ser feita por transmissão eletrónica de dados, em ficheiro nos formatos .XML ou .CSV, a submeter no Portal e-Fatura.

Nos casos em que se pretenda comunicar o inventário em mais que um ficheiro, deverá proceder à submissão de todos os ficheiros em simultâneo. O envio, em data posterior, de um novo ficheiro, anulará a declaração efectuada anteriormente. 

Caso indique mais do que um ficheiro, ou no caso de estar a enviar ficheiro em formato .CSV, todos os dados serão extraídos automaticamente para um ficheiro único. Apenas esse ficheiro único será enviado para a AT.

As entidades que não comunicarem o inventário até ao prazo definido arriscam-se a uma coima que vai desde os 200 aos 10 mil euros.

Sabia que a comunicação de inventários relativa a 2021 mantém a mesma estrutura de dados dos anos anteriores?

A comunicação de inventários relativa a 2021, mantém a mesma estrutura da entrega em 2020 (relativa a 2019), ainda sem incluir a valorização dos inventários.

De acordo com o Despacho n.º 351/2021-XXII, a estrutura do ficheiro aprovada pela Portaria n.º 126/2019 entrará apenas em vigor para as comunicações de inventários relativas a 2022 a efetuar até 31 de janeiro de 2023, e deve passar a incluir a informação relativa à valorização dos produtos.

Como manter a informação dos stocks atualizada?

Os resultados das empresas e o recurso aos inventários devem refletir as demonstrações financeiras e a realidade das empresas. Esta obrigação visa validar a existência física dos bens, as suas quantidades e, por sua vez, determinar o seu valor. Ao manter a informação dos stocks sempre atualizada ao longo do ano, facilita a realização e consequente comunicação dos inventários atempadamente sem preocupações!

Recorrer a programas de faturação e gestão como o Business, que para além de auxiliar o seu negócio, disponibiliza a funcionalidade de Gestão de Stocks, permite-lhe o controlo permanente das existências e da valorização do stock em tempo real da sua empresa, é uma forma de evitar erros e poupar tempo.

A partir da contagem física e registo em ficheiro Excel das existências, o Business possibilita a comunicação do inventário à AT através da importação do inventário final para o sistema e, automaticamente, este gera o ficheiro de comunicação de inventário à AT em segundos. De forma simples, rápida e segura!

O POS Cloudware, a nossa solução de faturação em ponto de venda 100% online, é também uma mais-valia para restaurantes, cafés, comércio e serviços, uma vez que controla os stocks mantendo-os atualizados no sistema, tornando mais fácil e rápido gerar o ficheiro para enviar a AT.