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Controlo dos gastos: qual a importância para a sua empresa

13 setembro

Vitor PinhoCEO13 setembro 2021 4 minutos de leitura

Uma gestão adequada das empresas não pode ser dissociada de um acompanhamento permanente da evolução dos rendimentos e gastos a cada momento.

A tendência atual do empresário ou do gestor da micro ou pequena empresa é o foco na faturação e nos recebimentos de clientes, deixando o controlo dos seus gastos e respetiva interpretação nas mãos do contabilista.

Já se imaginou numa viagem de automóvel sem indicador de consumo de combustível?

A verdade é que muitos empresários utilizam ainda softwares de faturação que não permitem uma visão integrada e em tempo real dos rendimentos e dos gastos da empresa, indicadores fundamentais para uma boa gestão corrente dos negócios.

Em muitos casos, a informação encontra-se repartida entre o sistema de faturação utilizado na empresa (que apenas permite a emissão das faturas de venda e o controlo das contas correntes de clientes) e o sistema de contabilidade utilizado pelo contabilista (a quem são entregues os restantes documentos, normalmente em papel, para aí serem posteriormente processados).

É neste sistema do contabilista que reside toda a informação sobre os gastos com fornecedores, custos com os funcionários, impostos suportados, transações bancárias, entre outros.

Esta separação da informação não permite ao empresário uma visão integrada e em tempo real do estado da empresa a cada momento. Geralmente, o gestor tem que aguardar por relatórios preparados pelo seu contabilista, com reportes periódicos e numa linguagem técnica que, em alguns casos, é difícil de interpretar.

Se, no passado, tarefas como a organização, classificação e o registo das faturas de compra e despesa eram complicadas e morosas, em que o custo do registo muitas vezes não justificava o benefício de ter a informação em tempo real, tal agora não acontece.

O que mudou no processo de registo das faturas?

Recorrendo a processos inteligentes de arquivo, classificação e registo automático das faturas de compra e despesa, o Cloudware Business permite-lhe uma gestão rápida e eficiente das suas compras e um controlo atempado das contas correntes dos seus fornecedores.

Quando recebe no seu e-mail a fatura em formato PDF da seguradora ou da empresa de telecomunicações, pode encaminhá-lo para o endereço de e-mail de receção de documentos no sistema, ficando automaticamente registada e com uma sugestão automática de contabilização.

Sempre que tem um almoço de trabalho ou coloca combustível no veículo da empresa, bastará uma simples fotografia à fatura da despesa para registar o gasto no sistema.

Pode inclusivamente, em alternativa, carregar um ficheiro que inclua até 20 faturas, tendo o sistema a capacidade de o interpretar e individualizar, classificar e registar cada uma das faturas.

Com estes simples gestos, que ocupam apenas alguns minutos do empresário ou do gestor, o Cloudware Business aporta inúmeras vantagens à gestão do dia-a-dia das empresas:

  1. Um painel de bordo sempre atualizado com as vendas e os gastos em tempo real, que integram os gastos com fornecedores, os custos de pessoal e os impostos a suportar;
  2. O fim dos documentos em papel na carteira, permitindo a consulta de qualquer fatura de compra ou despesa de forma simplificada, mesmo a partir das entradas e saídas no extrato bancário;
  3. A previsão do IVA a pagar a cada período, em tempo real e de acordo com os documentos registados;
  4. Uma análise comparativa dos rendimentos e gastos, permitindo equiparar os resultados com os períodos anteriores;
  5. A previsão de tesouraria efetiva e em tempo real.

Desta forma, se consegue dotar o empresário de ferramentas e indicadores fundamentais para uma gestão corrente e centralizada da sua empresa, num único software.

O Cloudware Business é um software de gestão integrado, 100% online, que lhe permite gerir o seu negócio em qualquer lugar, a qualquer hora, numa lógica de trabalho colaborativo entre empresários e contabilistas.

Inclui todos os módulos e funcionalidades de que precisa e simplifica a gestão da sua empresa, através de processos automatizados e inteligentes.

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