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Faturação eletrónica EDI: o que é e como funciona

06 setembro

Cláudio CarneiroBusiness Manager6 setembro 2021 5 minutos de leitura

O novo procedimento de contratação pública, de acordo com a legislação em vigor, obriga à emissão de faturas eletrónicas EDI para as empresas que trabalhem diretamente com entidades públicas, com o objetivo de tornar o processo mais rápido e transparente.

A implementação da faturação eletrónica assume-se como um importante passo na transformação digital. Desta forma, promove a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, pretendendo reduzir os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantir maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.

O que é a faturação eletrónica EDI?

O EDI (Electronic Data Interchange) consiste na transmissão eletrónica de informações de documentos que antigamente era feita em papel, como é o caso das faturas. Esta tecnologia permite a integração de dados entre empresas, facilitando a troca de informação.

Na prática, esta comunicação de dados permite que o fornecedor envie um documento através do seu sistema e que este seja integrado, de forma automática, no sistema recetor (do cliente) como uma compra.

Para que esta integração aconteça, é necessário respeitar uma estrutura de representação do documento (ou sintaxe) e adicionalmente codificar o conteúdo de cada campo, por forma a que os dados sejam interpretáveis pelo sistema recetor.

Estes requisitos são impeditivos para a maioria das transações entre as Microempresas e as PME's. Apenas os compradores com grande preponderância sobre os seus fornecedores conseguem exigir a entrega de documentos por EDI.

As grandes empresas de distribuição são um exemplo da utilização massiva do EDI, onde apenas permitem a entrega de faturas pelos seus fornecedores através de plataformas privadas EDI.

O Estado decidiu implementar a faturação eletrónica EDI nos contratos públicos e, para isso, atribuiu à eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.) a responsabilidade pelo desenvolvimento de uma plataforma de faturação eletrónica que agregue as entidades estatais (como clientes) e os fornecedores que lhes pretendam emitir faturas e/ou outros documentos fiscalmente relevantes.

Para tal, foi selecionado um formato sintático e semântico específico para as próprias faturas, o CIUS-PT. Trata-se de um ficheiro XML que representa cada um dos documentos enviados.

faturaçao eletronica edi

Quais os prazos para a implementação da faturação eletrónica EDI na contratação pública?

Os prazos limite para a aplicação efetiva da faturação eletrónica na contratação pública foram sucessivamente alterados, atendendo à especial complexidade inerente e ao contexto da pandemia COVID-19.

A legislação em vigor determinou que os fornecedores da Administração Pública são obrigados a implementar a fatura eletrónica nos contratos públicos até:

  • 31 de dezembro de 2020, para as grandes empresas;
  • 30 de junho de 2021, para as pequenas e médias empresas;
  • 31 de dezembro de 2021, para as microempresas.

Quais as plataformas de EDI suportadas pelo Cloudware Business?

O Cloudware Business permite a transmissão de faturas através de EDI com a representação dos documentos em conformidade com a norma semântica definida para Portugal - o CIUS-PT. Para mais informações poderá consultar o manual técnico da eSPap clicando aqui.

O Cloudware Business está preparado para transmitir documentos através de duas plataformas de faturação eletrónica:

  • FE-AP, uma plataforma pública desenvolvida e implementada pela eSPap, sem custos de utilização;
  • Saphety, uma plataforma privada, com custos de subscrição e utilização.

De ressalvar que, para emitir faturas eletrónicas através da plataforma FE-AP da eSPap, é necessário que a entidade pública cliente esteja registada nesta plataforma da eSPap. Para consultar a listagem de entidades públicas aderentes à plataforma FE-AP, pode fazê-lo clicando aqui.

Caso pretenda utilizar a plataforma de faturação eletrónica FE-AP da eSPap, deve começar por se registar como fornecedor no portal, seguindo estes passos. Se pretende recorrer à utilização da plataforma da Saphety, a subscrição do serviço e demais custos associados ao envio de documentos podem ser consultados no website da entidade.

Como procedo à ativação da faturação eletrónica EDI no Cloudware Business?

Para ativar a faturação eletrónica EDI às entidades públicas aderentes ao portal FE-AP da eSPap, deve seguir os passos de configuração que detalhamos neste artigo.

O Cloudware Business já permite a transmissão de documentos eletrónicos com entidades públicas clientes aderentes ao Portal da FE-AP, para além da descarga do documento em ficheiro no formato requerido CIUS-PT.

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