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Faturação eletrónica:

adiamento dos prazos de implementação nos contratos públicos

14 Abril

Cláudio CarneiroBusiness Manager14 Abril 2020 5 minutos de leitura

O prazo para implementação da faturação eletrónica foi alargado até 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas e até 31 de dezembro de 2021 para as microempresas.

Este adiamento está consagrado no Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, e vem alterar os prazos previstos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, introduziu várias novidades e alterações, de onde se destacam a fatura eletrónica, a faturação eletrónica com a Administração Pública, a emissão de faturas com software certificado e a fatura sem papel, temas que continuam a suscitar confusão e dúvidas.

O que é uma fatura eletrónica?

A Diretiva 2014/55, de 16 de abril de 2014, da União Europeia, define a fatura eletrónica como uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado, que permite o seu processamento automático e eletrónico.

Torna-se, então, claro que uma fatura eletrónica não é uma fatura em PDF, enviada por e-mail ao cliente.

A faturação eletrónica obriga a que os dados sejam criados com uma estrutura correta e definida por um modelo standard europeu e que seja enviada diretamente do sistema do emissor para o do destinatário, para que possa ser integrada automaticamente, sem necessidade de inserção manual.

Sem o suporte de uma assinatura digital, aposta pelo software de faturação em que é emitida, uma fatura em PDF não passa de uma digitalização da fatura. A fatura eletrónica é, na prática, um documento comercial semelhante a uma fatura tradicional, mas que foi desmaterializada, ou seja, transmitida em formato eletrónico, com todos os dados importantes (definidos pelo modelo standard europeu). Só desta forma é aceite e reconhecida por todas as partes envolvidas, assegurando a autenticidade e a integridade, essenciais para que lhe seja conferida validade legal.

O artigo 12.º do Decreto-Lei 28/2019 veio alterar os requisitos da assinatura eletrónica ou do selo eletrónico a apor nas faturas, que passam a ter que ser qualificados.

Até 31 de dezembro de 2020 é possível a aposição de uma assinatura eletrónica avançada, mas, a partir desta data, é obrigatória a aposição de uma assinatura eletrónica ou selo eletrónico qualificado, para garantir a identidade do emitente da fatura e a integridade do seu conteúdo.

Na prática, assinatura eletrónica qualificada visa garantir que o sistema de faturação eletrónica:

  • Utiliza sempre um certificado emitido por uma entidade certificadora credenciada junto do Gabinete Nacional de Segurança;
  • Não assina as suas faturas com recurso a um certificado emitido em nome de outra entidade/organização;
  • Exije sempre a validação cronológica das suas faturas eletrónicas, através da aposição de um selo temporal;
  • Garanta que a entidade certificadora emissora do seu certificado digital se encontra no estado de Autorizado na respetiva Trusted List, publicada pela Comissão Europeia.

A faturação eletrónica na contratação pública

Em Portugal, a Diretiva 2014/55/EU, foi transposta para a legislação nacional pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017, e determina que os fornecedores e as entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

A emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportam a implementação da faturação eletrónica está a cargo da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P..

Em termos práticos, os prazos limite para a aplicação efetiva da faturação eletrónica na contratação pública têm vindo a ser sucessivamente alterados, atendendo à especial complexidade inerente.

No âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto da pandemia COVID-19, o Decreto-Lei n.º 14-A/2020 veio alterar os prazos para implementação da faturação eletrónica na contratação pública.

De acordo com os novos prazos, os fornecedores da Administração Pública são obrigados a implementar a fatura eletrónica nos contratos públicos até:

  • 31 de dezembro de 2020, para as grandes empresas;
  • 30 de junho de 2021, para as pequenas e médias empresas;
  • 31 de dezembro de 2021, para as microempresas.

Neste contexto, e até às datas-limite acima indicadas, os fornecedores da Administração Pública podem continuar a utilizar os mecanismos de faturação certificada em vigor.

As pequenas e médias empresas, enquanto fornecedores da Administração Pública, passam a estar obrigados a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de julho de 2021, ao passo que as microempresas vêm esse prazo dilatado para 1 de janeiro de 2022.

O Cloudware Business está a acompanhar, com rigor e proximidade, todas as comunicações e legislação relativa às novas exigências de contratação pública, no sentido de garantir que a sua empresa possa cumprir os novos requisitos legais e comunicar os seus documentos de faturação em formato eletrónico para a Administração Pública.

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