Até 31 de dezembro de 2023, as faturas em PDF são aceites, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Esta alteração consta do Despacho n.º 8/2022-XXIII, de 13 de dezembro, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais.
No entanto, é já permitida a associação de uma assinatura digital qualificada em cada fatura eletrónica ou outro documento fiscalmente relevante, tanto mais que é um dos requisitos para a emissão de faturas eletrónicas EDI ao Estado, obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2023.
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento comercial emitido por via eletrónica, através de um programa de faturação certificado com garantia da autenticidade da emissão e da integridade dos dados do documento por uma das vias:
- Assinatura eletrónica qualificada;
- Selo eletrónico qualificado;
- Sistema de intercâmbio eletrónico de dados EDI.
Na prática, o processo de faturação eletrónica é completamente digital. Desde a emissão e envio, à receção e arquivo das faturas, tudo acontece por meio eletrónico.
Quais são as vantagens da fatura eletrónica?
Por se tratar do meio digital, a faturação eletrónica beneficia das seguintes principais vantagens:
- Simplicidade: o processo de emissão e envio das faturas eletrónicas a partir do programa de faturação é feito em segundos;
- Segurança e fiabilidade: a fatura eletrónica é mais segura e fiável que a fatura em papel;
- Redução de custos: o processo de envio e receção das faturas não tem custos de impressão nem de entrega;
- Acessibilidade: o arquivo digital das faturas facilita o acesso e consulta onde e quando desejar.
O que é a assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura digital qualificada é, tal como o próprio nome indica, uma assinatura em formato digital, gerada eletronicamente, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Esta assinatura eletrónica qualificada é exclusiva e intransmissível, por forma a assegurar a integridade dos dados nele contidos.
Note-se que, embora tenham o objetivo comum da autenticação, a diferença entre a assinatura eletrónica qualificada e o selo eletrónico qualificado está no sujeito identificado. Enquanto que a assinatura digital qualificada respeita à pessoa que assina o documento, o selo eletrónico qualificado apenas identifica a empresa.
Qual é o valor da assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura eletrónica qualificada apenas pode ser emitida por entidades credenciadas para o efeito e tem valor equivalente à assinatura manual. Desta forma, a assinatura digital qualificada garante valor probatório, tornando o documento legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.
A partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas eletrónicas passam a ter que incluir obrigatoriamente uma assinatura eletrónica qualificada, de acordo com o Decreto-Lei n.o 28/2019, de 15 de fevereiro e o Despacho n.o 49/2022-XXI, de 24 de maio.
Quais os documentos que devem ser assinados?
Todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, em formato .PDF ou .XML, enviados por e-mail ou por qualquer outra via eletrónica, devem conter uma assinatura digital qualificada. Aqui se incluem os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.
De que forma podem ser assinadas as faturas e demais documentos?
O Cegid Cloudware Business e o iziBizi disponibilizam o selo eletrónico qualificado exclusivo para Fatura Eletrónica (AEQ), em conformidade com regulação eIDAS da União Europeia, de forma automática e sem qualquer custo para os utilizadores. Em alternativa, as empresas podem recorrer ao Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE).
O que fazer para assinar faturas com o SAFE?
O SAFE permite que o administrador, gerente ou diretor da empresa possa assinar faturas eletrónicas em softwares de faturação integrados, sendo que a assinatura eletrónica qualificada através do SAFE é certificada pelo Estado português. Além disso, este serviço é disponibilizado pela Agência de Modernização Administrativa (AMA) de forma totalmente gratuita.
As soluções Cegid Cloudware estão integradas e suportam a assinatura eletrónica qualificada das faturas através do Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) sem qualquer custo adicional.
O que é necessário fazer antes de ativar a assinatura eletrónica qualificada?
Para utilizar o Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE), deverá previamente ativar, como representante da sociedade - administrador, gerente ou diretor - a sua Chave Móvel Digital com atributos profissionais. Assim, o processo de ativação é composto por 2 passos:
Passo 1: Ativar a Chave Móvel Digital
Para ativar a Chave Móvel Digital pode fazê-lo por um dos seguintes meios:
- Online com Cartão de Cidadão, sendo que requer leitor de cartões e código PIN de autenticação do Cartão de Cidadão;
- Online com dados de acesso ao Portal das Finanças. Após o pedido é enviada uma carta, com PIN temporário, para a morada do titular do Cartão de Cidadão, que permite concluir a ativação da CMD;
- Presencialmente, nos balcões de atendimento.
Passo 2: Aderir ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP)
Associe os atributos empresariais de dirigente, administrador ou gerente de uma empresa e a qualidade de emissão e assinatura de faturas. Posteriormente, solicite o código da certidão permanente do registo comercial.
A certificação de atributos tem uma duração de 2 anos, sendo que o pedido inicial é gratuito e os seguintes têm um custo de 40€.
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O iziBizi é uma solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação Cloudware Business. Banco Comercial Português, S.A.