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Como ter o POS Cloudware sempre ligado à contabilidade

João Ramos é Contabilista Certificado e empresário, uma vez que é proprietário do Restaurante Sol Poente, na Ponta do Sol, Ilha da Madeira. Deste modo, a Cloudware entrevistou João Ramos de acordo com as duas perspetivas presentes, a de Contabilista Certificado que utiliza o TOConline e a de empresário que fatura no restaurante através do POS Cloudware.

Na ótica de Contabilista Certificado, quais são as principais vantagens de o restaurante utilizar o POS Cloudware?

Resposta: Como Contabilista Certificado acho o POS Cloudware uma ferramenta importante a ser adquirida pelos nossos clientes, pois facilita-nos imenso o trabalho. Além de uma operacionalidade simples, dá vários relatórios de controlo da empresa, o que de certa forma beneficia o trabalho do contabilista, uma vez que a maior parte da empresa é gerida de uma forma simples e eficaz.

Como empresário, quais as mais valias da utilização do POS Cloudware?

Resposta: Como empresário da área da restauração, o programa permite várias parametrizações e acessos, conforme queiramos dar ao colaborador de serviço.

O controlo de stocks é eficaz, assim como os relatórios entre os pedidos feitos à cozinha ou bar e o que realmente foi faturado, por exemplo.

Isto permite ao empresário saber exatamente ao fim do dia quantos pratos foram pedidos à mesa, e quantos realmente foram faturados. Se houver divergências, então é certo que os empresários têm que ter melhor controlo sobre o negócio, pois alguém anda a fazer a caixa antecipadamente.

Quais as principais funcionalidades do POS Cloudware e com isso, de que forma conseguiu otimizar o funcionamento do restaurante?

Resposta: O dashboard é simples e intuitivo, podendo ser visualizado de qualquer computador, tablet ou mesmo telemóvel. Tal permite que, a qualquer hora do dia, o empresário tenha acesso e controlo sobre as vendas. As configurações do programa também são extremamente simples de efetuar, podendo ser feita por qualquer pessoa que tenha o mínimo de conhecimentos informáticos. Uma vez feita esta configuração dos diversos locais do restaurante, sala, bar, balcão, esplanada, ou outro qualquer local a adicionar, a introdução das vendas é extremamente simples e intuitiva.

O facto de trabalhar na cloud facilita muito o trabalho do empresário, pois é possível aceder remotamente desde qualquer parte do mundo, clarificar qualquer dúvida que surja ou também atribuir um desconto a uma mesa, por exemplo.

Outra vantagem é o pagamento parcial dos valores de uma mesa. Esta funcionalidade vem facilitar a divisão da conta para grupos que se juntam para comemorações e outros eventos, por exemplo.

Os relatórios, em particular sobre as consultas de mesas versus faturação, permitem ao empresário fazer uma análise detalhada sobre os produtos vendidos face aos produtos comprados e fazer médias sobre o consumo efetuado, nomeadamente de produtos comprados em lote e, quando trabalhados, vendidos em porções, controlando possíveis desvios das matérias consumidas. Por exemplo, se comprar 10 Kg de peixe espada preto em filete, com uma média de 180 Gr por filete, então terá de dar entre 55 a 56 filetes. Caso dê menos, significa que alguém não anda a faturar.

Estando na pele de empresário e de Contabilista Certificado em simultâneo, como define a experiência de utilizar toda a solução integrada? De que forma tira partido desta integração e como é que isso se reflete no seu dia a dia?

Resposta: A interligação entre o POS Cloudware e o TOConline é excelente, o mesmo acontecendo com qualquer outro programa de gestão, pois a edição do SAF-T é perfeita para submissão em qualquer outro software. Além de permitir a exportação do inventário para comunicação à Autoridade Tributária, quando bem configurado, as encomendas são feitas de modo automático para cada fornecedor, o que evita ter de andar a fazer encomendas em excesso. Tal torna a gestão de compras a fornecedores extremamente eficaz.

De facto, a realização da contabilidade, no TOConline, de empresas como restaurantes, cafés, lojas de retalho, lojas online, serviços e outros negócios que faturam no POS Cloudware, além de um acesso online exclusivo do contabilista ao POS, permite a integração automática no TOConline dos documentos emitidos no POS, resultando na contabilização automática das vendas e simplificando processos ao contabilista.