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Desmaterialização da faturação: conheça todas as vantagens

A transição digital é um dos grandes desafios que se coloca às empresas na próxima década, tanto mais que é um dos pilares relevantes da estratégia europeia 2030 e naturalmente do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR).

Com o foco no reforço de digitalização das empresas, a transformação digital do setor empresarial é abrangente e pretende promover a modernização do trabalho e dos processos de produção, a desmaterialização dos fluxos de trabalho, o aumento das competências na utilização das tecnologias digitais, a criação de novos canais digitais de comercialização de produtos e serviços, a crescente aposta na inovação e a incorporação de tecnologias disruptivas nas propostas de valor das empresas.

Conscientes de que 99,9% do tecido empresarial português são PME (pequenas e médias empresas), e que desse universo, 96% são microempresas (que empregam menos de 10 trabalhadores e têm um volume de vendas não superior aos 2 milhões de euros), certamente concordamos que o desafio da transição digital será, garantidamente, exigente.

O que é a desmaterialização da faturação?

A desmaterialização da faturação é uma ferramenta chave para a transição digital das empresas, ao incentivar a utilização de faturas eletrónicas e o seu envio por correio eletrónico, simplificando as transações comerciais e criando um ambiente de negócios digital mais seguro e confiável.

O PRR refere claramente que “a desmaterialização da faturação prevê automatizar o processo de aposição de assinatura eletrónica qualificada para a emissão de faturas, bem como massificar a utilização de faturação em formato digital nas transações B2B e B2C disponibilizando uma solução com recurso à Morada Única Digital que possibilitará o envio por email das faturas para o contribuinte, seja este cidadão ou empresa.”

O que se pode esperar da desmaterialização da faturação?

A desmaterialização do envio da fatura vai permitir que as empresas assinem e enviem as faturas para o e-mail dos seus clientes de modo seguro, automático e simples, substituindo para todos os efeitos legais a fatura em papel.

Até setembro de 2025, o objetivo é atingir 250 mil utilizadores e o envio acumulado de 700 milhões de faturas em formato digital.

É aqui que os softwares de faturação e contabilidade vão desempenhar um papel primordial, colocando à disposição dos seus utilizadores os seguintes benefícios:

  • Automatizar a assinatura eletrónica qualificada das faturas e o seu envio por e-mail;
  • Facilitar o registo automático das faturas e aumentar a eficiência dos processos de registo na contabilidade;
  • Conferir acesso ao estado das faturas e respetivas garantias legais de forma ágil;
  • Reduzir as tarefas administrativas e libertar recursos para tarefas de valor acrescentado;
  • Contribuir para a redução de custos nas empresas.

Já existem soluções no mercado de software de faturação e contabilidade que apoiam a transição digital das empresas, com funcionalidades verdadeiramente inovadoras. E embora possam parecer um pouco complexas, são, na verdade, tarefas bastante simples e que fazem toda a diferença na gestão da sua empresa.

Como é que as soluções cegid Cloudware ajudam na desmaterialização da faturação?

Fique a saber de que forma as soluções desenvolvidas pela cegid Cloudware, como o cegid Cloudware Business ou o iziBizi, o podem acompanhar na transição digital da sua empresa.

A assinatura eletrónica qualificada das faturas

Apesar de ser apenas obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas e demais documentos de venda emitidos nas soluções cegid Cloudware são já assinados automaticamente com a assinatura eletrónica qualificada. Desta forma, a partir do cegid Cloudware Business ou do iziBizi, as empresas podem assinar e enviar as faturas para o e-mail dos seus clientes, de forma automática, segura e sem qualquer custo adicional.

Mesmo quando o seu cliente é o Estado ou uma entidade pública, o cegid Cloudware Business e o iziBizi estão preparados para emitir e transmitir as faturas eletrónicas EDI diretamente à entidade pública cliente, no formato requerido CIUS-PT e em conformidade com as obrigações legais.

Tudo isto para garantir a desmaterialização da faturação em pleno, que passa a ser 100% eletrónica, mais produtiva, sem papel, sem custos de impressão e arquivo e sem impacto ambiental.

O arquivo e registo automático das faturas

A gestão de um negócio vai muito para além da faturação das vendas. O registo e o controlo atempado e atualizados dos gastos é uma tarefa de gestão tão importante quanto o acompanhamento permanente dos rendimentos. Apesar desta tarefa ser tendencialmente empurrada para as mãos do contabilista, na cegid Cloudware sabemos que esta informação deve estar sempre acessível e de forma atualizada ao empresário. Por isso, tornamos o registo dos gastos extremamente simples, exigindo pouquíssimo esforço ao gestor.

As soluções cegid Cloudware oferecem-lhe 3 alternativas de digitalizar e registar as faturas de compra e despesa, sempre de forma automática e inteligente:

  1. Tire uma fotografia ao documento, a partir da app Business, e deixe o nosso robot digitalizar, arquivar e registá-lo automaticamente, através da informação proveniente do obrigatório QR code.
  2. Reencaminhe os e-mails dos seus fornecedores com as faturas para o endereço de e-mail exclusivo do arquivo digital e o nosso robot trata de interpretar, digitalizar e registar os documentos.
  3. Digitalize as faturas que ainda recebe em papel e importe-as para o programa. Posteriormente, a nossa tecnologia extrai e interpreta a informação por si.

A ideia é que tenha toda a flexibilidade em introduzir documentos no programa no exato momento e com pouco esforço para que não acumule mais trabalho! E a partir daí, ter um controlo atualizado e em tempo real das suas compras e despesas, uma análise comparativa dos seus gastos por categoria de despesa e até uma previsão do IVA a pagar no próximo mês ou trimestre.

A informação passa a estar devidamente organizada, totalmente segura e acessível ao gestor e ao empresário, de forma permanente no seu software de gestão.

A gestão e contabilidade colaborativa sem papel

Ter um programa de faturação, gestão e contabilidade partilhado com o seu contabilista, promove o trabalho conjunto e colaborativo entre empresário e contabilista, no mesmo local. Desta forma, acabam-se os sacos de faturas e as idas periódicas e repetitivas ao escritório do contabilista, pois todas as faturas e outros documentos arquivados digitalmente passam a estar acessíveis para consulta a qualquer momento e a partir de qualquer lugar pelo contabilista. De facto, as soluções cegid Cloudware foram pensadas para que empresário e contabilista as utilizem como ponto central de comunicação e partilha de documentos fiscalmente relevantes, sem constrangimentos.

De ressalvar que, embora continue a ser obrigatório guardar os documentos da contabilidade durante 10 anos, a lei permite, desde 2019, o arquivo eletrónico das faturas e outros documentos, em substituição do tradicional arquivo em papel. Por isso, o empresário não tem de guardar mais papelada, basta apenas que a introduza no sistema, através dos 3 meios disponíveis (fotografia, envio por e-mail ou importação), e já está!

Explore todas as vantagens da desmaterialização da faturação ao experimentar o cegid Cloudware Business ou o iziBizi durante 30 dias sem custos.

O iziBizi é uma solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação cegid Cloudware Business. Banco Comercial Português, S.A.