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Como tornar o fecho de contas mais eficiente

Cada início de ano é marcado por uma agenda intensa de tarefas, procedimentos e responsabilidades declarativas, muitas delas direta ou indiretamente relacionadas com o fecho de contas, que colocam os contabilistas certificados e as empresas sob pressão. Quer sejam as empresas e os negócios mais simples ou mais complexos, o encerramento de contas de um exercício é um tema bastante relevante e em que, tanto os aspetos contabilísticos e fiscais como também os tecnológicos, desempenham um papel fulcral.

Os trabalhos de encerramento de contas começam por uma série de conferências, validações e cruzamento de informação, fundamentais para o apuramento mais eficiente dos valores a considerar no momento do fecho de contas.

Conferência de saldos de clientes e fornecedores

Importa verificar as contas correntes de clientes e fornecedores, validando se todos os documentos de faturação e de recebimento/pagamento estão devidamente registados na contabilidade. Estes incluem:

  • Faturas adequadamente registadas e pela quantia correta;
  • Notas de crédito assinadas e corretamente registadas;
  • Recibos de clientes e pagamentos a fornecedores emitidos nas respetivas datas e pelos valores corretos;
  • Saldos das contas correntes no programa de faturação coincidentes com os registos na contabilidade.

Verificação dos inventários

Após a realização das contagens de inventários e respetiva comunicação à Autoridade Tributária (AT), torna-se imperativo confirmar se a valorização dos stocks coincide com a registada na contabilidade da empresa. O correto apuramento do CMVMC a 31 de dezembro vai com toda a garantia influenciar as margens brutas e o resultado operacional das empresas.

Reconciliação bancária

A comparação dos movimentos nos extratos bancários com os movimentos das contas bancárias na contabilidade é vital para a identificação e correção de eventuais diferenças entre o saldo contabilístico e o saldo bancário a 31 de dezembro. Só assim se consegue assegurar que todas as transações estão devidamente registadas.

Para além das contas de depósitos à ordem, as outras contas, aplicações financeiras e operações de crédito e financiamento, devem ser verificadas:

  • Contas de depósitos a prazo;

  • Aplicações financeiras;

  • Cartões de crédito;

  • Créditos;

  • Contas de empréstimos e contas caucionadas;

  • Livranças e contratos de leasing.

O acesso a extratos e documentos bancários de suporte e o cruzamento de informação com a Base de Dados de Contas e a Central de Responsabilidades de Crédito, disponibilizadas pelo Banco de Portugal, assumem-se como ferramentas relevantes.

Validação dos ativos e sua valorização

A listagem de ativos em uso e a verificação das fichas de ativos é importante para perceber se estão atualizadas e em conformidade legal, com a utilização das taxas de depreciação contabilística e fiscal corretas. A validação das operações de aquisição ou alienação de ativos, em especial a certificação de que todos os movimentos de depreciação, imparidade, revalorização e abate se encontram corretamente registados na contabilidade e pelos valores corretos é essencial para uma correta geração dos mapas de depreciações e amortizações.

Verificação dos gastos com o pessoal e das remunerações a liquidar

A conferência dos processamentos de salários efetuados e pagamentos de remunerações e dos respetivos registos contabilísticos vai contribuir para a validação dos saldos das contas de gastos com o pessoal e análise dos saldos das contas de remunerações a pagar e adiantamentos ao pessoal.

Devem ainda ser estimados os custos com férias e subsídio de férias, bem como os encargos correspondentes, referentes ao exercício em questão, mas que só irão ser liquidados no período seguinte, por ser nesse período que se vencem esses direitos para os trabalhadores.

Validação da conta Estado

A análise aos diferentes impostos e respetivos saldos nas contas, a validação dos pagamentos efetuados e a conferência dos registos contabilísticos associados é igualmente uma tarefa importante, em especial:

  • IVA;
  • Retenções na fonte de IRS e IRC;
  • Segurança Social e Fundos de Compensação;
  • IRC;
  • IMI, IS, IUC, entre outros.

Acréscimos e Diferimentos

É igualmente imprescindível aplicar o pressuposto do regime do acréscimo e verificar se se encontram devidamente registados todos os movimentos que transitaram do ano anterior, bem como os movimentos de acréscimos de custos e diferimentos de proveitos para o ano seguinte.

Validação dos Gastos com Viaturas

Pela relevância e complexidade que assumem, é fundamental verificar se todos os gastos suportados com os veículos da empresa estão devidamente registados e pelos montantes corretos, com atenção especial a:

  • Dedutibilidade do IVA suportado;
  • Tributação autónoma;
  • Seguros;
  • IUC — Imposto Único de Circulação;
  • Inspeção Periódica.

Cruzamento de informação

No momento do encerramento de contas, a validação das informações e documentos de suporte constantes no Portal das Finanças é uma tarefa essencial que vai permitir validar os registos na contabilidade, sobretudo relacionados com:

  • Imóveis;
  • Viaturas;
  • Arrendamentos;
  • Recibos verdes eletrónicos;
  • Certidões de Não Dívida;
  • Volume de negócios.

Como tornar todo este processo mais produtivo?

A aposta em soluções integradas de gestão e contabilidade online, como o TOConline, revela-se decisiva para um apuramento cada vez mais rápido e preciso dos valores a considerar para efeitos do encerramento das contas. E porquê?

  • Programa de gestão e contabilidade adequadamente parametrizado e permanentemente atualizado com base na legislação contabilística e fiscal aplicável;
  • Sistema integrado que permite a rápida extrapolação de valores, análise histórica de dados, conferência de movimentos e saldos entre a faturação e gestão e a contabilidade;
  • Reconciliação bancária facilitada, a partir da leitura inteligente dos extratos bancários e com sugestão automática dos movimentos na contabilidade;
  • Processamento salarial e gestão dos ativos integrados com a contabilidade, com sugestões de contabilização automática;
  • Arquivo digital de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, simplificando os trabalhos de conferência e validação dos registos contabilísticos associados;
  • Movimentos automáticos de apuramento do CMVMC, de apuramento de IVA, de apuramento dos Resultados e de estimativa do imposto;
  • Relatório de conformidade SVAT, que permite o diagnóstico, sinalização e sugestão de correção dos movimentos contabilísticos com erros e a garantia de um ficheiro SAF-T de contabilidade válido e que cumpre todos os requisitos da Autoridade Tributária;
  • Gestão centralizada, integrada e colaborativa dos dados de gestão e financeiros, facilitadora do tratamento contabilístico e fiscal eficiente e consistente ao longo do tempo.

Já são várias as empresas e contabilistas a dar o exemplo na utilização de sistemas totalmente integrados de gestão e contabilidade, com integração de funcionalidades inovadoras como o registo, arquivo e contabilização automática de faturas, o arquivo digital de documentos, a gestão de tarefas e comunicação automática com as Finanças e outras entidades externas, trilhando o caminho do futuro da contabilidade digital.

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