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QR Code: como evitar as multas na faturação

Desde 1 de janeiro de 2022 que é obrigatória a inclusão do código QR em todas as faturas ou documentos fiscalmente relevantes. As empresas que não cumprirem esta lei e emitam faturas sem QR code podem contrair multas que vão desde os 1.500 aos 18.750 euros.

Embora a sua obrigatoriedade tenha sido adiada diversas vezes, devido à necessidade de adaptação por parte das empresas às novas regras de faturação, as organizações que adotassem a inclusão do QR code nas faturas e documentos fiscalmente relevantes no decorrer de 2021 poderiam usufruir de algumas comparticipações do Estado na aquisição de bens e serviços necessários à sua implementação. Desde essa altura que as soluções de faturação da Cloudware já emitem faturas com código QR.

O que é o QR code?

A abreviatura QR significa quick response (ou resposta rápida). Esta associação justifica-se pelo facto de que no momento da sua leitura, o utilizador consegue aceder à informação guardada instantaneamente.

O código QR é semelhante a um código de barras, porém consegue ser lido em duas direções, daí ser também denominado de “código de barras bidimensional”, e é capaz de armazenar uma quantidade de informação muito maior comparativamente a um código de barras. Além de fácil de ler, minimiza erros, uma vez que não existem dois QR codes iguais, e confere mais segurança nos dados armazenados, visto que é possível criptografar informações em QR codes.

Quais as utilidades do código QR?

Além das utilizações banais do código QR, como é o caso dos menus de restaurantes, bilhetes de eventos, pontos turísticos, entre outros, esta ferramenta começou a ser usada em contextos mais formais, nomeadamente nas faturas. Para tal, cumpre especificações técnicas da Autoridade Tributária (AT), as quais pode consultar aqui, e representa a informação atualmente comunicada ao Portal e-fatura, mas obtidos de forma instantânea.

O QR code contém a informação do número de identificação fiscal (NIF) do emitente e do adquirente, a data e os valores do documento e é de inclusão obrigatória em todas as faturas, talões, guias de transporte, recibos ou quaisquer documentos fiscalmente relevantes emitidos pelos comerciantes e prestadores de serviços.

Deste modo, a AT passa a ser capaz de controlar de forma mais eficaz as operações realizadas, combatendo a evasão fiscal, economia informal e a fraude fiscal. Neste sentido, as empresas de programas de faturação devem garantir os requisitos da AT quanto à geração dos códigos QR e a sua excelente legibilidade, quer seja em suporte físico, quer digital.

Como ler um QR code?

Estes códigos apenas conseguem ser lidos por ferramentas preparadas para o efeito. Qualquer pessoa que tenha um smartphone consegue ler um código QR através do Google Lens, por exemplo. No caso das faturas, a AT lançou recentemente a app móvel e-fatura que ajuda os contribuintes a comunicar diretamente as informações nelas contida.

O sistema de faturação POS Cloudware também permite a leitura de códigos QR através da opção disponível no backoffice e no POS onde, ao ler o QR code, o programa identifica o documento e apresenta as suas informações.

Já o Business, software de gestão e faturação, permite o arquivo e registo inteligente das faturas de forma automática a partir de uma simples fotografia ao código QR da fatura através da app Business. A aplicação faz a sua leitura inteligente, digitaliza e guarda as faturas de compra e despesa, enquanto o nosso robot interpreta o QR code e regista-a automaticamente no sistema. Este tem a capacidade e a inteligência de ler a imagem do documento, descodificar a informação do código QR, classificar o tipo de despesa com base na experiência passada e em machine learning e registar automaticamente o documento, simplificando o dia a dia do empresário.

Quais os riscos de emitir faturas sem código QR?

A obrigação fiscal da adoção do QR code deveria ter sido preparada atempadamente durante 2021 de modo a que as empresas estivessem aptas a faturar no dia 1 de janeiro de 2022, cumprindo a lei. Facto é que ainda vários negócios estão a emitir faturas sem código QR, estando, por isso, arriscados a contrair multas entre os 1.500 e os 18.750 euros. Os visados destas multas não são apenas os emitentes das faturas, mas também as empresas responsáveis pelos programas de faturação podem vir a ser prejudicadas.