A poucos meses do final do ano de 2021, fortemente marcado pelos efeitos nefastos da pandemia covid-19 nas empresas e nos negócios, mais um desafio se coloca aos empresários: as alterações obrigatórias nos seus sistemas de faturação. Apesar de estarem previstas para o início de 2020, o prazo para a implementação destas alterações foi sucessivamente adiado devido à pandemia.
Fique a conhecer os novos elementos obrigatórios nas faturas que entram em vigor a partir de 1 de janeiro de 2022 e que o obrigam a atualizar o seu programa de faturação. Com ou sem custos? A decisão está nas suas mãos!
QR code nas faturas, código único do documento e comunicação das séries de faturação, assinatura eletrónica qualificada, faturas eletrónicas EDI ao Estado – o que muda com a inclusão destes novos elementos?
QR code nas faturas
O código QR é um código de barras bidimensional que obedece a especificações técnicas da Autoridade Tributária, e que representa a informação atualmente comunicada ao portal e-fatura. Contém a informação do número de identificação fiscal (NIF) do emitente e do adquirente, a data e os valores do documento e é de inclusão obrigatória em todas as faturas, talões, guias de transporte e recibos, ou quaisquer documentos fiscalmente relevantes. O QR code vai permitir aos contribuintes a comunicação das faturas diretamente ao portal e-fatura, de forma a poderem beneficiar da dedução à coleta em sede de IRS.
Código único do documento e comunicação das séries de faturação
O código único do documento (ATCUD) é um código que identifica o documento emitido. É constituído pelo código de validação, que é atribuído pela Autoridade Tributária após a comunicação das séries de documentos a utilizar, e pelo número sequencial, que corresponde ao número do documento emitido para aquela série.
Para que o ATCUD possa ser gerado e impresso, as séries de documentos a utilizar na emissão de faturas e demais documentos por cada estabelecimento devem ser previamente comunicadas por via eletrónica à Autoridade Tributária, devendo o sistema de faturação permitir essa comunicação.
De referir que, da proposta de Orçamento de Estado para 2022, consta um novo adiamento desta obrigação para 1 de janeiro de 2023, sendo até lá de implementação facultativa. Aprovada ou não esta proposta, certo é que, mais tarde ou mais cedo, esta atualização terá que ser realizada!
Assinatura Eletrónica Qualificada das faturas
A partir de 1 de janeiro de 2023, um simples PDF deixará de ter validade legal como fatura eletrónica e a assinatura encriptada não qualificada deixará de ser válida. Passa então a ser obrigatório que uma fatura eletrónica inclua uma assinatura eletrónica qualificada, permitindo à empresa que emite o documento assegurar a autenticidade da assinatura e a integridade do seu conteúdo.
Uma das soluções disponíveis é o serviço de assinatura de faturas eletrónicas (SAFE), disponibilizado pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA). Este permite ao Administrador, Gerente ou Diretor de uma empresa assinar faturas eletrónicas em software de faturação integrado com o SAFE, utilizando o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital com a certificação dos seus atributos profissionais.
Faturas Eletrónicas EDI ao Estado
Os novos procedimentos de contratação pública passaram a obrigar à emissão de faturas eletrónicas EDI para as empresas que trabalhem diretamente com entidades públicas. Depois de obrigatória para as PME e grandes empresas, a partir de 1 de janeiro de 2023 as microempresas fornecedoras da Administração Pública passam a estar igualmente obrigadas à emissão de faturas eletrónicas EDI.
EDI significa a transmissão eletrónica de dados estruturados dos documentos - Electronic Data Interchange. Na prática esta transmissão de dados permite que o fornecedor envie um documento através do seu sistema e que este seja integrado, de forma automática, no sistema recetor (do cliente) como uma compra.
O Estado atribuiu à eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.) a responsabilidade pelo desenvolvimento de uma plataforma de faturação eletrónica que agregue as entidades estatais (como clientes) e os fornecedores que lhes pretendam emitir faturas e/ou outros documentos fiscalmente relevantes. Para além da eSPap, podem ser utilizadas outras plataformas privadas de transmissão de faturas através de EDI, com custos de subscrição e utilização.
O seu sistema de faturação já está preparado para estas alterações? Quanto vai ter que pagar por elas?
Se ainda utiliza um software tradicional, instalado localmente ou no seu servidor, terá que agendar com o seu fornecedor ou distribuidor e suportar, uma vez mais, os custos adicionais destas atualizações, que são especialmente relevantes para as micro, pequenas e médias empresas. É nestes momentos que a utilização de um programa online, na lógica de software como serviço, faz todo o sentido.
A cegid Cloudware oferece-lhe soluções de faturação online, com um custo mais baixo e que incluem todas as atualizações, disponibilizadas automaticamente no software. Sem complicações, sem preocupações!
Só tem de escolher aquele que mais se adequa ao seu negócio:
-
O cegid Cloudware POS é o sistema de faturação em ponto de venda ideal para restaurantes, cafés, lojas de comércio, serviços, porta aberta, lojas online ou outros negócios, onde lhe damos a possibilidade de experimentar gratuitamente durante 30 dias.
-
O cegid Cloudware Business trata-se do software de faturação, gestão e contabilidade online, que lhe permite uma gestão completa e integrada do seu negócio. Também aqui tem à sua disposição um período experimental gratuito, sem qualquer compromisso.
-
O iziBizi é a solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação cegid Cloudware Business, permitindo ter toda a informação bancária do negócio e os pagamentos integrados. Assim, é o primeiro programa online de faturação, gestão e contabilidade com conta bancária em Portugal. Tem disponível um trial gratuito de 1 mês para explorar todas as funcionalidades bancárias.