A faturação está automaticamente incluída num software integrado de gestão ou sistema ERP. Se tem uma empresa e está a ponderar entre a utilização de um programa de faturação ou de um software de gestão integrado como solução a implementar no seu negócio, neste artigo explicamos as diferenças entre ambos para que perceba qual a opção que mais se adequa às suas necessidades.
O que é um programa de faturação?
Atualmente, a principal preocupação das empresas são as operações comerciais, o controlo das contas correntes de clientes e os respetivos recebimentos. Um programa de faturação concentra-se apenas nestas ações. No entanto, este fator é limitado quando se trata da análise da evolução da empresa e na antecipação de cenários e desafios futuros, numa perspetiva a médio e longo prazo.
O que é um software de gestão integrado?
Trata-se de um sistema que permite juntar todas as operações internas de uma empresa num único local, ou seja, integrar toda a informação das diferentes áreas e departamentos de forma organizada e acessível a todos, favorecendo a comunicação interna, o trabalho colaborativo e a partilha de dados de forma segura.
Que funcionalidades engloba um software de gestão?
No passado, a informação dos vários departamentos de uma empresa era guardada de forma individual e separadamente, desde faturação, à contabilidade e finanças aos recursos humanos. Este fator colocava barreiras a uma verdadeira análise da gestão e faturação de uma empresa, não conseguindo ter uma visão global e unificada.
Felizmente, com a transformação digital, este passou a poder estar online. Atualmente ter a informação toda agregada num único sistema é uma realidade nas organizações, o que providencia uma vantagem competitiva às empresas que optam por este tipo de soluções.
Deste modo, não se deve limitar apenas a um programa que se dedique única e exclusivamente à faturação, mas sim que permita efetuar outras operações essenciais para a gestão de um negócio sem ter que pagar fortunas, como o cegid Cloudware Business ou, se tiver interesse na integração bancária do seu negócio, o iziBizi. Estes apresentam as seguintes funcionalidades:
Registo de despesas
Além da emissão de faturas, o empresário deve registar os gastos da organização para que consiga ver onde gasta mais dinheiro, identificar erros ou despesas por pagar e guardar os documentos digitalmente, facilitando a sua consulta rapidamente através de filtros onde e quando quiser.
Controlo das obrigações
Já teve de pagar alguma multa por falta de pagamento ou incumprimento de alguma obrigação? É normal que num dia a dia tão atarefado algumas coisas lhe escapem. Por isso, ter um resumo mensal atualizado de todas as obrigações e do respetivo estado de execução é primordial para que nada fique por cumprir.
Processamento de salários
Caso seja o empresário a tratar do processamento salarial da empresa, ter um sistema que cumpra também esta necessidade no mesmo local onde trata de toda a faturação é o ideal. Não pense que esta é uma tarefa difícil no software de gestão. Antes pelo contrário, este está preparado para simplificar o processo ao máximo, permitindo emitir os recibos de vencimento em segundos, ter um recibo explicado dos processamentos realizados, controlar os gastos com o pessoal, ter uma área específica para os colaboradores e até preencher automaticamente as declarações de remunerações à Segurança Social e Autoridade Tributária (AT).
Controlo de stocks
Se trabalha com stocks, saiba que um sistema de gestão integrado também pode ter a função de os controlar e acompanhar para que não entre em rutura, uma vez que o avisa quando deve voltar a encomendar mais produtos. É de reforçar que o ficheiro de comunicação de inventário à AT passa a ser fácil de gerar quando utiliza esta funcionalidade.
Acompanhamento de ativos
O acompanhamento do património e a sua valorização também é importante para que esteja sempre a par do valor contabilísticos e fiscal dos ativos da sua empresa a cada momento.
Painel de bordo global
Conter um painel de bordo que mostre graficamente e com os valores sempre atualizados em tempo real, permite-lhe acompanhar a evolução das vendas, gastos, verificar o IVA a pagar no período e comparar com os períodos anteriores de modo a tirar conclusões e conseguir tomar decisões atempadamente para a gestão do seu negócio.
Tratamento da contabilidade
Por fim, ao completar as vendas, compras, processamento de salários e operações de ativos, consegue ver toda esta informação refletida na contabilidade, ajudando automaticamente o seu contabilista, sempre numa lógica colaborativa. Além de que tem acesso aos mapas, relatórios e conta de exploração detalhada sem ter necessidade de pedir. O seu contabilista consegue ainda preparar e submeter de forma automática as declarações sem sair do programa.
Porquê optar por uma solução online?
Existem no mercado vários softwares gestão online, mas sabe como fazer a escolha ideal para o seu negócio? Para acabar com as suas dúvidas, apresentamos algumas das vantagens que deve ter em conta no momento da sua decisão por uma solução na cloud:
- Múltiplos utilizadores sem custos adicionais: sendo online, o acesso ao programa pode ser feito no dispositivo que quiser, seja ele um computador, um telemóvel ou um tablet, permitindo assim que várias pessoas tenham acesso ao mesmo local e em simultâneo.
- Atualizações automáticas, gratuitas e contínuas: ao adquirir um sistema na cloud, está a comprar um software como um serviço, isto é, um programa que se mantém sempre atualizado e de acordo com a lei sem qualquer custo adicional.
- Redução de custos: devido ao ponto anterior e ao facto de não ter custos de instalação nem manutenção, possibilita poupar dinheiro nestes procedimentos. Tal não acontece nas soluções tradicionais quer de faturação, quer de gestão.
- Maior acessibilidade: como já mencionado, apenas precisa de Internet para conseguir aceder ao programa, independentemente do local onde se encontra ou do dispositivo utilizado.
- Integração da informação em tempo real: por ser online, a informação é atualizada instantaneamente e de acordo com cada operação. Assim, consegue estar a par de toda a informação em tempo real e consultá-la quando quiser. Além disso, facilita a comunicação eficaz e a troca de informação de forma eficiente entre os vários departamentos da organização.
- Cópias de segurança automáticas: reforçando mais uma vez o facto de ser um serviço de software, este tem a capacidade de fazer cópias de segurança da informação em locais inteligentes e distintos, conferindo a máxima segurança dos dados para que não tenha de se preocupar com nada.
- Funcionamento 24/7: não tem de ter uma hora específica para trabalhar dentro do sistema, uma vez que este está à sua disposição 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, sem qualquer limitação e oferecendo toda a flexibilidade que necessita.
Software ERP como solução de gestão de empresas flexível
Um software de gestão online com soluções integradas permite-lhe automatizar processos essenciais da sua empresa que são imperativos na gestão do seu negócio.
Da faturação ao registo inteligente das compras e despesas, do controlo das contas correntes com fornecedores à informação atualizada da tesouraria e dos impostos a pagar, do processamento de salários à contabilidade, as soluções cegid Cloudware integram toda a informação atualizada, numa lógica de trabalho colaborativo entre empresários e contabilistas.
Dê um passo em frente na gestão do seu negócio e beneficie de todas as vantagens dos mais completos sistemas integrados de faturação e contabilidade online.