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Regime Simplificado: tudo sobre justificação de despesas

O Regime Simplificado – ou contabilidade não organizada – é a opção de tributação em IRS preferida pelos trabalhadores independentes e profissionais liberais, visto que tem menos obrigações fiscais associadas. Ainda assim, pode ter que justificar as despesas suportadas na sua atividade.

O que é o Regime Simplificado de Tributação?

O Regime Simplificado aplica-se aos rendimentos empresariais e profissionais enquadrados na categoria B do IRS e é adequado a atividades de pequena dimensão ou pequenos negócios.

Como sabe se pode estar no Regime Simplificado?

Os requisitos para que possa estar e manter-se no Regime Simplificado de Tributação em IRS são:

  • Ser residente em Portugal;
  • Ter um valor anual de rendimentos inferior a 200.000€.

Quando e se este valor limite for ultrapassado em dois anos consecutivos, ou num único ano em montante superior a 25% (isto é, 250.000€) será automaticamente enquadrado, por obrigação, no regime de contabilidade organizada.

Como funciona a tributação no Regime Simplificado?

O rendimento tributável, ou seja, o rendimento sujeito a IRS obtém-se multiplicando o rendimento anual bruto por um coeficiente, que varia em função da atividade exercida.

Existe, portanto, uma presunção de despesas, fazendo com que o imposto recaia apenas sobre uma parte do rendimento bruto anual (e não sobre a sua totalidade), ficando a outra parte isenta de tributação, por representar as despesas inerentes à atividade.

Os coeficientes estão previstos no artigo 31.º do Código do IRS e são resumidamente:

  • 0,15 para as vendas de mercadorias e produtos;
  • 0,15 para as prestações de serviços na restauração e bebidas e nas atividades hoteleiras;
  • 0,75 para os rendimentos das atividades profissionais constantes do artigo 151.º do Código do IRS;
  • 0,35 para os rendimentos de prestações de serviços não enquadrados acima;
  • 0,95 para os rendimentos provenientes da cessão ou utilização temporária de propriedade intelectual ou industrial;
  • 0,95 para os rendimentos de capitais imputáveis a atividades geradoras de rendimentos profissionais e empresariais;
  • 0,95 para os rendimentos prediais;
  • 0,95 para as mais-valias e outros incrementos patrimoniais;
  • 0,10 para os restantes rendimentos da categoria B.

Quem tem de justificar as despesas?

Os trabalhadores independentes ou profissionais liberais que obtenham rendimentos anuais superiores a 27.360€ decorrentes de prestações de serviços abrangidos pelos coeficientes de 0,75 e 0,35. Incluem-se aqui:

  • Os engenheiros, arquitetos, músicos e outros artistas, contabilistas, consultores e economistas, enfermeiros e outros técnicos paramédicos, advogados e solicitadores, médicos e dentistas, psicólogos, professores e explicadores e outros profissionais liberais cujos rendimentos estão sujeitos à aplicação do coeficiente 0,75;
  • As atividades de exploração de estabelecimentos de alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento, cujos rendimentos estão sujeitos à aplicação do coeficiente 0,35;

Qual o valor de despesas a justificar?

O valor de despesas a justificar deve corresponder a 15% dos rendimentos brutos anuais. Se esse valor não for totalmente justificado, o montante em falta será acrescido ao rendimento tributável, resultando em mais IRS a pagar.

Que tipo de despesas são aceites?

Podem ser apresentadas para dedução, desde que relacionadas com a sua atividade, as seguintes despesas:

  • Dedução específica de 4.104€ ou, se superiores a este valor, as contribuições obrigatórias para a segurança social;
  • Remunerações e outros encargos com trabalhadores;
  • Rendas de imóveis afetos à atividade;
  • 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) dos imóveis afetos à atividade profissional ou empresarial; se os imóveis estiverem afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local passa a considerar-se 4% do VPT;
  • Eletricidade, água, comunicações, transportes, seguros, rendas de viaturas, deslocações e estadas e outras despesas com a aquisição de bens e prestações de serviços realizadas por si e/ou pelos seus colaboradores;
  • Aquisições intracomunitárias e importações de bens e serviços.

Como justificar as despesas?

As despesas apresentadas devem constar de faturas comunicadas às Finanças, que incluam o seu NIF, e devem ser classificadas no Portal e-fatura como gastos no âmbito da sua atividade profissional.

Se as despesas estiverem parcialmente afetas à sua atividade profissional, são consideradas automaticamente em 25% do seu valor.

Como se calcula na prática?

Tomemos como exemplo:

A Ana Rita, Contabilista Certificada, obteve em 2021 um rendimento anual bruto de 100.000€.

Sendo um rendimento decorrente de uma atividade prevista na tabela anexa ao artigo 151.º do Código do IRS, para determinação do rendimento tributável pelo regime simplificado, aplica-se o coeficiente 0,75. Tal significa que 75% do seu rendimento anual bruto ficará sujeito a imposto, correspondendo os restantes 25% à presunção de despesas incorridas com o exercício da sua atividade.

O rendimento tributável da Ana Rita será de 75.000€ (100.000€ x 0,75), valor este sobre o qual incidirá o IRS.

No entanto, a Ana Rita tem de justificar despesas no valor de 15.000€ (15% do seu rendimento anual bruto). Para atingir esses 15.000€, pode desde logo utilizar a dedução específica de 4.104€, pelo que terá que justificar o valor de 10.896€ (15.000€ – 4.104€), classificando as faturas de despesas aceites para dedução no Portal e-fatura, como parcial ou totalmente afetas à sua atividade.

A título de exemplo, se apenas classificar faturas no âmbito da atividade profissional no valor de 5.000€, o valor não justificado de 5.896€ será acrescido ao seu rendimento tributável, ou seja, o seu rendimento tributável passa assim a ser de 80.896€ e não os inicialmente previstos 75.000€.

O Regime Simplificado é sempre vantajoso?

É inegável que o Regime Simplificado de Tributação em IRS é o mais adequado para a generalidade dos trabalhadores independentes e os profissionais liberais em início de atividade. A presunção de despesas, por aplicação dos coeficientes, faz com que uma parte do rendimento bruto anual seja isento de tributação, sem que haja necessidade de justificação e prova das despesas.

Diríamos que o Regime Simplificado se mantém vantajoso enquanto o somatório de todas as despesas efetivas e relacionadas com a sua atividade for inferior ao valor assumido pelas Finanças, dado que o rendimento tributável será inferior e o imposto a pagar também. Isto enquanto não for ultrapassado o valor limite anual de rendimentos de 200.000€.

A partir do momento em que a sua atividade profissional acarrete maiores despesas, pode ser interessante analisar as vantagens da opção pelo Regime de Contabilidade Organizada. Neste regime, não existe a limitação à dedução de despesas do Regime Simplificado, sendo que pode deduzir na sua totalidade quase todas as despesas e encargos afetos à sua atividade, como sejam:

  • Rendas de imóveis afetos à atividade, amortização de empréstimos para a sua aquisição e encargos com a manutenção e restauro;
  • Eletricidade, água, comunicações e outras despesas correntes;
  • Rendas de viaturas, combustíveis, seguros, portagens e outras despesas;
  • Deslocações e estadas e outras despesas com a aquisição de bens e prestações de serviços realizadas por si e/ou pelos seus colaboradores;
  • Depreciações dos ativos relacionados com a sua atividade, como computadores, impressoras e outros equipamentos administrativos.

A opção pelo Regime de Contabilidade Organizada obriga-o a ter o apoio de um Contabilista Certificado para o cumprimento das inúmeras obrigações fiscais e tributárias que vão surgir.

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