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Como funciona o Arquivo Digital de documentos

Na grande generalidade das microempresas e PME, com a sua contabilidade em regime de outsourcing, os documentos de fornecedores e bancários são recebidos em papel e encaminhados para o Contabilista. Esta gestão documental e de arquivo físico dos documentos da contabilidade coloca sérias dificuldades às empresas e organizações, ainda mais exponenciadas pela pandemia covid-19.

Ainda que previamente tenha sido efetuado um registo e validação desses documentos em suportes mais ou menos descentralizados, a partir do momento em que os documentos são entregues ao Contabilista, o Empresário perde o acesso direto e rápido às faturas e demais documentos dos seus fornecedores.

Para que possa consultar as faturas de compra e despesa, o histórico de compras e consulta de preços em transações anteriores, a emissão de pagamentos e a consulta das contas correntes atualizadas para com os seus fornecedores, o Empresário necessita sempre de informação por parte da contabilidade, a qual nem sempre está atualizada e atempada.

Com o aparecimento da pandemia a obrigar as empresas ao teletrabalho, este cenário de partilha de documentos entre as empresas e os contabilistas tornou-se ainda mais um obstáculo. A solução passa inequivocamente pela adoção por parte das empresas de soluções de arquivo digital inteligente num cenário ideal de integração com a contabilidade, que lhes permita o acesso rápido e permanente às faturas e demais documentos.

O que é o Arquivo Digital?

O arquivo digital consiste no alojamento e partilha de todos os documentos de uma empresa num só local. O objetivo é facilitar o seu armazenamento, promover uma eficaz partilha e consulta da informação em qualquer momento e à distância de um click. Além disso, o arquivo digital garante uma redução de custos associados ao material de escritório e espaço físico, bem como a diminuição da pegada ecológica.

O que é preciso para que os documentos digitais sejam válidos legalmente?

É obrigatório que os documentos tenham efetivamente validade legal, não bastando apenas digitalizá-los e guardá-los numa pasta no ambiente de trabalho do seu computador. Por isso, a Autoridade Tributária (AT) exige que os documentos do arquivo digital cumpram alguns requisitos:

  • Os documentos devem ser guardados de forma segura com cópias de segurança dos suportes eletrónicos, sendo que os originais e as cópias devem ser conservados em locais diferentes;
  • As imagens dos documentos devem ter qualidade e legibilidade perfeita, garantindo a sua fiabilidade;
  • O arquivo digital deve cumprir com o plano de arquivo definido pela AT, e que deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes aí registados.

Para além de permitir a desmaterialização dos processos e a agilização do acesso às faturas e demais documentos pelos vários interlocutores, o principal objetivo é automatizar a leitura inteligente e registo dos documentos no software de gestão e a sua integração automática na contabilidade.

Os mecanismos de leitura e interpretação do código QR nas faturas e a identificação através de correspondência do documento no Portal e-fatura permite reduzir o tempo de pesquisa, automatizar o registo dos documentos e os respetivos lançamentos contabilísticos.

Como funciona o Arquivo Digital no Business?

O Business dá-lhe 3 possibilidades de digitalizar e registar as faturas de compra e despesa no sistema:

  • App Business: tire uma fotografia ao QR do documento e deixe o nosso robot digitalizar, arquivar e registá-lo automaticamente;
  • E-mail: com um endereço de e-mail exclusivo para a receção de documentos, basta que reencaminhe os emails dos seus fornecedores com as faturas e o nosso robot trata de interpretar, digitalizar e registar os documentos.
  • Importação: arrastar um ou vários ficheiros com as faturas para o Business e a nossa tecnologia extrai e interpreta a informação por si.

A ideia é que tenha toda a flexibilidade em introduzir documentos no programa no exato momento e com pouco esforço para que não acumule mais trabalho!

A informação passa a estar devidamente organizada, totalmente segura e acessível ao gestor e ao empresário, de forma permanente no seu software de gestão.

Deste modo, o arquivo digital apresenta inúmeras vantagens, das quais se destacam:

  • Acessibilidade: consegue ter faturas e outros documentos guardados num único local, acessíveis onde e quando quiser;
  • Segurança: os documentos armazenados de forma segura e em conformidade com a lei, pelo prazo legalmente exigido;
  • Facilidade: a partir da leitura do QR code com a app Business, por e-mail ou através da importação das faturas no sistema é possível ter os documentos arquivados de forma simples e rápida;
  • Automatização: como tem o robot inteligente do Business ao seu serviço, ele arquiva, regista e classifica automaticamente as faturas de compra e despesa;
  • Integração: sugestões automáticas de contabilização de todas as faturas de compra, despesa e pagamentos numa lógica de trabalho colaborativo com o seu Contabilista.

Como aumentar a sua produtividade com o Arquivo Digital?

As empresas que já utilizam o arquivo digital no seu dia a dia ganham vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes que ainda recorrem ao arquivo físico. O tempo consumido a organizar e procurar os documentos em papel transforma-se em tempo útil de trabalho, impulsionando os seus resultados e, consequentemente, a sua produtividade.

Conheça o arquivo digital do Business, incluído em qualquer plano de subscrição, completamente integrado no seu software de gestão de forma segura e acessível, contemplando toda a informação do seu negócio.

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