IES: o que é, quem tem de entregar e quais os prazos

A IES foi criada em janeiro de 2007 com o intuito de permitir que todas as informações que as empresas têm que prestar relativamente às suas contas anuais sejam transmitidas através de uma declaração única, transmitida por via eletrónica exclusivamente através do portal das Finanças.

O que é a IES (Informação Empresarial Simplificada)?

A IES é uma declaração anual que todas as empresas e empresários em nome individual com contabilidade organizada são obrigados a entregar para cumprimento de obrigações de carácter contabilístico, fiscal, comercial, legal e estatístico.

Que obrigações se cumprem com a entrega da Declaração IES?

A IES agrega num único ato o cumprimento das seguintes obrigações legais:

• A entrega da declaração anual de informação contabilística e fiscal;
• O registo da prestação de contas junto da conservatória do registo comercial;
• A prestação de informação de natureza estatística ao INE – Instituto Nacional de Estatística;
• A prestação de informação relativa a dados contabilísticos anuais para fins estatísticos ao Banco de Portugal;
• A prestação de informação de natureza estatística à DGAE – Direção Geral das Atividades Económicas;
• A confirmação das informações sobre o beneficiário efetivo - RCBE.

Quais os anexos que compõem a IES?

Para além da Folha de Rosto, a Declaração IES tem de ser sempre acompanhada por um ou mais anexos aplicáveis. Por isso, não é possível entregar a IES apenas com a folha de rosto.

• Anexo A: IRC - Elementos contabilísticos e fiscais para as entidades residentes que exercem, a título principal, atividade comercial, industrial ou agrícola e entidades não residentes com estabelecimento estável;
• Anexo B: IRC - Elementos contabilísticos e fiscais para as empresas do setor financeiro;
• Anexo C: IRC - Elementos contabilísticos e fiscais para as empresas do setor segurador;
• Anexo D: IRC - Elementos contabilísticos e fiscais para as entidades residentes que não exercem, a título principal, atividade comercial, industrial ou agrícola;
• Anexo E: IRC - Elementos contabilísticos e fiscais para entidades não residentes sem estabelecimento estável;
• Anexo G: IRC - Regimes Especiais (sociedades e outras entidades sujeitas ao regime de transparência fiscal);
• Anexo H: IRC - Operações com entidades relacionadas e rendimentos obtidos no estrangeiro;
• Anexo I: IRS - Informação empresarial simplificada (sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada);
• Anexos L a P: IVA - Elementos contabilísticos e fiscais, regimes especiais e mapas recapitulativos de clientes e fornecedores;
• Anexo Q: Imposto do Selo;
• Anexos R a T: Informações estatísticas.

Quem está obrigado a entregar a IES?

Na generalidade, estão obrigadas à entrega da Declaração IES as seguintes entidades:

• Sociedades comerciais e as sociedades civis sob a forma comercial;
• Sociedades anónimas europeias;
• Empresas públicas;
• Sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal;
• Estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada.

No entanto, a obrigação de entrega da IES decorre sempre das obrigações de entrega especificamente previstas em cada um dos anexos da declaração. Resumidamente, estão obrigados à entrega da Declaração IES:

1. Os sujeitos passivos de IRC
   • Residentes que exercem a título principal atividade comercial, industrial ou agrícola, que têm que entregar obrigatoriamente os anexos A e R e que podem ainda ficar obrigados à entrega de outros anexos (para o setor financeiro aplicam-se os anexos B e S e para o setor segurador os anexos C e T);
   • Residentes que não exercem a título principal atividade comercial, industrial ou agrícola, que apenas ficam obrigados a entregar a IES, caso:
     • tenham obtido rendimentos tributáveis em IRC, tendo que apresentar o anexo D;
     • quando estejam enquadrados como sujeitos passivos de IVA no regime normal ou misto (mediante a apresentação dos anexos L, M e/ou N);
     • quando tenham que entregar os anexos O e P, bem como quando sejam sujeitos passivos de imposto do selo (entregando o anexo Q).
   • Não residentes com estabelecimento estável em território português, que têm obrigatoriamente que entregar os Anexos A e R e que podem ainda ficar obrigados à entrega de outros anexos;
   • Não residentes sem estabelecimento estável em território português, quando obtenham rendimentos em território português em que não haja lugar a retenção na fonte a título definitivo, e que têm que apresentar o Anexo E, podendo ter que apresentar os anexos IVA ou Imposto de Selo.
2. Os sujeitos passivos de IRS
   • Da categoria B de IRS, que possuam ou sejam obrigados a possuir contabilidade organizada (incluindo os EIRL), que têm obrigatoriamente que apresentar o Anexo I, podendo ainda ficar obrigados à entrega de outros anexos da IES, dependendo da atividade exercida;
   • Da categoria B de IRS, que não possuam nem sejam obrigados a possuir contabilidade organizada, apenas quando sejam sujeitos passivos de imposto do selo, tendo que apresentar o Anexo Q.

Quem está dispensado da entrega da IES?

Estão dispensadas da entrega da Declaração IES as seguintes entidades:

• Associações;
• Fundações;
• Cooperativas;
• Comerciantes em nome individual;
• Agrupamentos complementares de empresas;
• Sociedades irregulares.

Contudo, note-se que não existe uma dispensa específica de entrega da Declaração IES, sendo que tal depende sempre do sujeito passivo não ter a obrigação de submeter um qualquer anexo da declaração.

Em resumo, estão dispensados da entrega da Declaração IES:

1. Os sujeitos passivos de IRC
   • Residentes que não exercem a título principal atividade comercial, industrial ou agrícola, quando cumulativamente cumpram as seguintes condições:
     • Apenas tenham obtido rendimentos não sujeitos e/ou sujeitos mas isentos de IRC (não apresentam o anexo D);
     • Estejam enquadrados como sujeitos passivos no regime de isenção de IVA (não apresentam os anexos L, M e N);
     • Não tenham tido operações com incidência real em IVA ou fornecedores de valor superior a 25.000 euros;
     • Não tenham sido sujeitos passivos de imposto do selo;
     • Não tenham realizado operações com não residentes.
   • Não residentes sem estabelecimento estável em território português, quando não tenham obtido rendimentos em território português, ou tendo obtido rendimentos, estes estejam sujeitos a retenção na fonte a título definitivo, não tendo que apresentar o Anexo E, e não sejam sujeitos passivos de IVA em Portugal nem sujeitos passivos de imposto do selo.
2. Os sujeitos passivos de IRS
   • Da categoria B de IRS, que não possuam nem sejam obrigados a possuir contabilidade organizada, quando não tenham sido sujeitos passivos de imposto do selo.

Como entregar a Declaração IES?

A submissão da IES é efetuada obrigatoriamente através do envio da Folha de Rosto e respetivos anexos para a Autoridade Tributária, por transmissão eletrónica de dados (Internet), através do portal das Finanças ou através do sistema webservice IES.

Com a submissão e validação da declaração IES, a Autoridade Tributária fica responsável por disponibilizar a informação necessária ao cumprimento das diferentes obrigações legais, nomeadamente a disponibilização de informação estatística para o INE, Banco de Portugal e DGAE, a confirmação da informação do beneficiário efetivo e a prestação de contas junto da Conservatória do Registo Comercial.

A Declaração é geralmente entregue pelo Contabilista Certificado, seguindo os seguintes passos:

1. Aceder ao portal das Finanças e abrir o ficheiro com a declaração previamente gravada;
2. Preencher os campos e Anexos que devem integrar a declaração e que não tenham sido pré-preenchidos;
3. Validar a declaração e corrigir os erros locais detetados;
4. Submeter a declaração;
5. Consultar, a partir do 2.º dia útil seguinte ao da submissão, o estado da declaração e corrigir eventuais erros centrais;
6. Efetuar o pagamento do registo da prestação de contas, no prazo de cinco dias úteis após a geração eletrónica da referência para pagamento.

De referir que a Declaração IES se considera apresentada na data da sua submissão, sem prejuízo da possibilidade de correção de eventuais erros centrais no prazo de 30 dias. Terminado este prazo sem que os erros detetados se encontrem corrigidos, a declaração é considerada sem efeito.

É obrigatória a submissão prévia do ficheiro SAF-T relativo à contabilidade para entregar a IES?

O envio da Declaração IES para os períodos de tributação de 2023 e 2024 segue os procedimentos habituais, com o preenchimento da Folha de Rosto e Anexos nos formulários em vigor.

Para o período de tributação de 2025 e seguintes, com entrega a partir de 2026, a submissão do anexos A ou I da IES passa a ter que ser precedido pelo envio do ficheiro SAF-T relativo à contabilidade à Autoridade Tributária. Esta alteração inicialmente aplicável às IES referentes aos períodos de 2019 e seguintes tem vindo a sofrer sucessivos adiamentos, o último dos quais previsto na Lei que aprova o Orçamento do Estado para 2024.

A partir dos dados extraídos do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade e com a informação facultada pelas entidades aquando da sua submissão, os campos da Folha de Rosto e do Anexo A ou I da IES serão pré-preenchidos.

Estes campos pré-preenchidos não são editáveis, podendo apenas ser corrigidos mediante nova submissão do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade, seja esta realizada dentro ou fora do prazo legal da submissão desse ficheiro.

Quais os prazos para a entrega da IES?

A IES tem que ser submetida até ao dia 15 de julho do ano seguinte ao período de tributação a que respeita, independentemente de esse dia ser útil ou não.

Para os sujeitos passivos de IRC que adotem um período de tributação diferente do ano civil, a declaração deve ser enviada até ao 15.º dia do 7.º mês posterior à data do termo desse período, independentemente de esse dia ser útil ou não útil, reportando-se a informação, consoante o caso, ao período de tributação ou ao ano civil cujo termo naquele se inclua.

No caso de cessação de atividade em termos de IRC, a IES relativa ao período de tributação em que a mesma se verificou deve ser enviada até ao final do 3º mês seguinte ao do mês da data da cessação.

Como consultar e obter o comprovativo de entrega da IES?

Para aceder online à sua declaração da Informação Empresarial Simplificada / Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal (IES/DA) no portal das Finanças deverá seguir a ligação Consultar IES. Nesta página, podem ser consultadas as declarações entregues nos últimos cinco anos, bem como obter os respetivos comprovativos de entrega.

A partir da seleção do ano pretendido. é possível consultar a data de submissão e o estado da declaração, saber se a declaração foi validada ou se precisa de ser corrigida porque as Finanças detetaram que tem erros, consultar a declaração e obter um comprovativo de entrega e gerar as referências para pagamento da prestação de contas.

Quais os custos associados à entrega da IES?

Com a submissão e validação da Declaração IES, é gerada automaticamente uma referência multibanco para o pagamento do registo da prestação de contas, com o custo de 80 euros. Esta referência de pagamento é válida por 5 dias úteis, sendo que a falta de pagamento até à data limite implica o não cumprimento da obrigação legal de prestação de contas.

Como é que o software de contabilidade pode ajudar na entrega da IES?

A partir das configurações padrão (mas editáveis) do Plano de Contas SNC para a IES, Fluxos de Caixa, Demonstrações Financeiras e IVA, tanto o Cegid Cloudware Business como o iziBizi pré-preenchem os principais quadros e campos dos Anexos à Declaração, facilitando o trabalho do Contabilista Certificado na validação, parametrização e geração do ficheiro para submissão da Declaração IES no Portal das Finanças.

Como ferramentas fundamentais para os trabalhos de preparação e conferência da Declaração, disponibilizam ainda mapas de conferência, que permitem pesquisas e análises por Anexo, Quadro, Campo e Conta, e mapas recapitulativos de clientes e fornecedores.