O mês de janeiro é tradicionalmente o “mês dos inventários”, sinónimo dos trabalhos de contagem, verificação e comunicação dos stocks às Finanças. Assim, o prazo para a comunicação do inventário de existências relativo a 2023 termina a 31 de janeiro de 2024.
O que é o inventário de existências?
O inventário é a contagem e registo detalhado das existências da sua empresa, quer sejam mercadorias ou produtos acabados destinados a venda, matérias-primas e consumíveis destinados ao processo de produção ou mesmo produtos ou trabalhos em curso.
Que entidades são obrigadas a comunicar inventários?
Desde 1 de janeiro de 2020 deixou de ser relevante o volume de negócios do ano anterior para determinar quais os sujeitos passivos obrigados a comunicar inventário. Assim, estão sujeitas a esta obrigação as pessoas singulares e coletivas que, no exercício de 2020, independentemente do seu volume de negócios, reúnam as seguintes condições cumulativas:
- Tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
- Disponham de contabilidade organizada;
- Não estejam enquadrados no regime simplificado de tributação.
As entidades sem existências e obrigadas por lei a comunicar o inventário deverão, no mesmo prazo, comunicar essa situação, acedendo à página de Inventários do Portal e-Fatura e selecionando a opção “Não possuo existências”.
Que elementos devem constar da comunicação de inventários?
Na comunicação do inventário, as entidades devem obrigatoriamente:
- Identificar o seu número de identificação fiscal;
- Indicar o período de tributação a que se refere o inventário;
- Indicar a data de referência do inventário, que deve corresponder ao fim do período de tributação.
A tabela de inventário deve ser preenchida com determinados elementos referentes a cada um dos produtos:
- Tipo de produto, preenchido de acordo com os seguintes identificadores: M – mercadorias; P – matérias-primas, subsidiárias e de consumo; A – produtos acabados e intermédios; S – subprodutos, desperdícios e refugos ou T – produtos e trabalhos em curso;
- Código único do produto na lista de produtos, devendo corresponder ao mesmo código utilizado no software de faturação e integrado no ficheiro SAF-T de faturação;
- Descrição do produto;
- Código de barras (EAN), sendo que, quando não existir, deve ser preenchido com o código único do produto;
- Quantidade de existências finais à data de referência do inventário;
- Unidade de medida usada, como por exemplo Un, Kg, Cm, m3, entre outras.
Qual é o prazo para comunicação dos inventários?
Normalmente, para as entidades com período de tributação coincidente com o ano civil, o ficheiro de inventário de existências deve ser entregue até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte.
No caso do período de tributação não coincidir com o ano civil, o inventário deve ser comunicado até final do segundo mês seguinte à data a que respeita o término do período. Se o período de tributação termina a 30 de junho, o inventário deve ser comunicado às Finanças até 31 de agosto de 2024.
Esta alteração está prevista no Despacho n.º 8/2022-XXIII de 13 de dezembro de 2023, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais.
Como submeter o ficheiro de comunicação dos inventários?
A comunicação de inventários deverá ser feita por transmissão eletrónica de dados, em ficheiro nos formatos .XML ou .CSV, a submeter no Portal e-fatura. Nos casos em que se pretenda comunicar o inventário em mais que um ficheiro, deverá proceder à submissão de todos os ficheiros em simultâneo. O envio, em data posterior, de um novo ficheiro, anulará a declaração efectuada anteriormente. Caso indique mais do que um ficheiro, ou no caso de estar a enviar ficheiro em formato .CSV, todos os dados serão extraídos automaticamente para um ficheiro único. Apenas esse ficheiro único será enviado para as Finanças.
As entidades que não comunicarem o inventário até ao prazo definido arriscam-se a uma coima que vai desde os 200 aos 10 mil euros.
Sabia que a comunicação de inventários relativa a 2023 mantém a mesma estrutura de dados dos anos anteriores?
A comunicação de inventários relativa a 2023, mantém a mesma estrutura da entrega dos anos anteriores, ou seja, ainda sem incluir a valorização dos inventários. De acordo com o Artigo 284.º da Lei n.º 82/2023, que aprova o Orçamento de Estado para 2024, a estrutura do ficheiro aprovada pela Portaria n.º 126/2019 entrará apenas em vigor para as comunicações de inventários relativas a 2024 a efetuar até 31 de janeiro de 2025, e deve passar a incluir a informação relativa à valorização dos produtos.
Assim, a comunicação dos inventários relativos a 2023 deve ser realizada sem a respetiva valorização, utilizando-se o formato de ficheiro de comunicação previsto inicialmente na Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro.
Como manter a informação dos stocks atualizada?
Os resultados das empresas e o recurso aos inventários devem refletir as demonstrações financeiras e a realidade das empresas. Esta obrigação visa validar a existência física dos bens, as suas quantidades e, por sua vez, determinar o seu valor.
Ao manter a informação dos stocks sempre atualizada ao longo do ano, facilita a realização e consequente comunicação dos inventários atempadamente sem preocupações!
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