As profissões relacionadas com a contabilidade estão a mudar. E este passo em frente é irreversível.
A quantidade de obrigações fiscais existentes e o seu calendário apertado absorve a maior parte do tempo dos contabilistas. Tal obriga, muitas das vezes, a que o apoio e proximidade aos empresários, na gestão das suas empresas, a partir da partilha de informação atempada e de qualidade, fique para segundo plano.
É imperativo mudar o paradigma, investir em soluções e metodologias que permitam aumentar a produtividade e direcionar o foco para o essencial. O tempo dos documentos em papel, das capas de arquivo e dos lançamentos contabilísticos manuais terminou.
Estar na vanguarda do processo de transição digital do gabinete de contabilidade pode significar o crescimento efetivo do negócio. Em seguida, apresentamos os seis principais pontos-chave para que possa transformar o seu escritório com vista a contabilidade digital.
1. Acabe de vez com o papel
Ainda ocupa espaço no seu gabinete com papel e arquivos infinitos? Quanto dinheiro desperdiça em capas, agrafadores e furadores?
Tenha os documentos em formato digital pelo prazo requerido por lei, num software integrado com a contabilidade, garantindo que o arquivo é automaticamente classificado e de fácil consulta e exportação para efeitos de fiscalização, além de que promove uma prática sustentável.
Para além disso, nas soluções cegid Cloudware, qualquer documento em formato digital fica automaticamente associado ao seu registo, classificação e respetivo lançamento contabilístico e mesmo ao extrato bancário quando aplicável, garantindo inclusivamente um acesso privilegiado de consulta ao empresário. Já pensou no tempo que vai poupar ao nunca mais precisar de procurar faturas?
2. Maximize a produtividade e elimine tarefas repetitivas
As tarefas de processamento e registo na contabilidade são ainda redundantes e repetitivas. Tenha a tecnologia ao seu lado na transição para a contabilidade digital, através dos automatismos destas mesmas tarefas, eliminando-as, desde lançamentos aos processos de arquivo e classificação de faturas e outros documentos. Além disso, é isento de erros. Assim, garante que acaba com o papel enquanto dispara a produtividade do seu escritório de contabilidade!
As soluções cegid Cloudware têm implementadas funcionalidades de Inteligência Artificial e machine learning que permitem que o registo, classificação e contabilização dos documentos seja automática e apenas careça de validação pelo operador.
3. Desmaterialize o seu escritório
Ao terminar com o papel no seu gabinete está a dar o primeiro passo para maximizar a sua produtividade. O segundo passo é a desmaterialização. Acabando com o papel, os clientes podem entregar os seus documentos a partir de qualquer lado. Além disso, os colaboradores dão cada vez mais valor ao trabalho remoto e flexibilidade laboral, para um melhor equilíbrio da sua vida pessoal e profissional.
Estando alojadas na cloud, com servidores totalmente dedicados, as soluções cegid Cloudware permitem trabalhar em qualquer lugar, desde que exista ligação à Internet. Existem, adicionalmente, apps para o telemóvel que permitem executar tarefas complementares, como a captura e o envio de documentos para o contabilista em poucos segundos. Já imaginou nunca mais ter de receber sacos de faturas mensalmente? Esta pode ser a sua realidade.
4. Tenha um software com atualizações automáticas
Deixe a responsabilidade das atualizações informáticas do lado do produtor do programa de contabilidade, sem preocupações nem custos adicionais.
A opção por um software online e em modelo de subscrição, dá-lhe a garantia que todas as alterações legais, contabilísticas e fiscais, bem como as novas funcionalidade e atualizações são incorporadas de forma tranquila e atempada, e sem contas adicionais!
Sabemos bem da dinâmica de alterações que impactam os softwares de contabilidade: os novos valores de referência do salário mínimo nacional e IAS, as novas tabelas de IRS, as taxas de tributação autónoma distintas, os novos modelos de declarações fiscais, os diferentes enquadramentos e taxas no processamento salarial.
As soluções da cegid Cloudware têm equipas dedicadas que analisam a legislação e incluem no sistema todas as alterações necessárias, disponibilizando-as a tempo de cumprir as obrigações necessárias. Assim, tiramos da sua alçada a preocupação com todas essas alterações para que se consiga focar verdadeiramente no crescimento do negócio.
5. Tenha um programa colaborativo e partilhado com o seu cliente
Ter um software partilhado com o seu cliente permite que o trabalho executado pelo profissional de contabilidade e pelo empresário seja utilizado em conjunto para produzir informação e reporte de qualidade. Por isso, aposte no trabalho colaborativo e conjunto com o empresário no mesmo local. Permite, também, que entregue informação relativamente mais cedo, uma vez que não existe necessidade de importar e comunicar as vendas via ficheiro SAF-T. As soluções cegid Cloudware estão pensadas para que o cliente e o profissional de contabilidade as usem como ponto central de comunicação e partilha de documentos fiscalmente relevantes.
6. Invista no apoio em proximidade ao seu cliente
Não há dúvida de que os profissionais de contabilidade prestam um serviço de excelência no que diz respeito às necessidades dos seus clientes. Mas, se implementar os conceitos que definimos anteriormente ganha tempo, impulsiona a qualidade dos serviços prestados, ao assumir um papel de consultor, fornecer serviços personalizados, apoiar mais eficientemente o processo de tomada de decisão dos seus clientes bem como a construção uma relação mais próxima com eles. Desta forma, aumenta seguramente o seu reconhecimento e papel estratégico no negócio assim como o valor dos seus serviços.
A contabilidade digital é, de facto, o presente e o futuro da profissão. Do que está à espera para começar a ter mais produtividade, mais organização, mais tecnologia, mais agilidade, mais rigor e melhor serviço no seu escritório de contabilidade?