Uma das tarefas mais importantes para uma gestão corrente e atualizada da sua empresa é garantidamente o controlo permanente da tesouraria. Mas todos sabemos o quão difícil é de conseguir!
É com bastante regularidade que ocorrem diversas transações financeiras, sejam elas pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes, pagamento de salários ou impostos, empréstimos bancários, entre outros. Tal acontece através de transferências bancárias, pagamentos de serviços ou cheques, isto é, a partir de uma conta bancária.
Ainda para mais, com a limitação para as empresas de realizar pagamentos a fornecedores em numerário superiores a 1.000€ e de impostos superiores a 500€, a utilização da conta bancária é indispensável!
Como faz o controlo da sua tesouraria?
Sabemos que a sua ferramenta preferida é uma simples folha de cálculo. E sabemos também que este controlo conduz a erros, tais como a falha no registo de alguns pagamentos, movimentos não previstos, troca de contas movimentadas, atrasos nos pagamentos e que resultam sempre em surpresas desagradáveis na previsão e (des)controlo da tesouraria. Certo é que o controlo da tesouraria está ainda dissociado da tarefa de reconciliação bancária.
O que é a reconciliação bancária?
Apesar de ser uma expressão de natureza técnica e geralmente uma tarefa do contabilista, a reconciliação bancária não é mais do que a comparação dos movimentos na contabilidade com os movimentos no extrato bancário.
Qual a importância da reconciliação bancária?
Esta tarefa tem como real objetivo garantir que os saldos das contas bancárias na contabilidade refletem os saldos reais das contas bancárias e que, a existirem divergências, elas sejam devidamente justificadas. Com a reconciliação bancária, o contabilista consegue garantir que a cada movimento bancário corresponde o seu lançamento contabilístico.
Mas então, qual o problema?
Sendo uma tarefa do contabilista, realizada tradicionalmente no programa de contabilidade, é normalmente realizada à posteriori, sem qualquer integração com o software de gestão da empresa e, muitas vezes, a partir dos extratos em papel! Assim, este trabalho meramente contabilístico e desfasado no tempo, em nada ajuda o empresário na gestão da sua tesouraria.
A solução: “reconciliação bancária” no seu dia-a-dia
Independentemente da dimensão da sua empresa e da quantidade de documentos, o registo dos movimentos financeiros de entradas e saídas deve ser feita regularmente, de modo a que os saldos nas contas bancárias sejam iguais aos saldos das contas no software de gestão. Assim se evitam as surpresas!
Mas é possível efetuar a reconciliação bancária no sistema de faturação e gestão?
As soluções cegid Cloudware permitem o registo de todos os movimentos de entradas e saídas na sua conta bancária, por cruzamento com os movimentos no extrato bancário, o que faz com que o registo permanente dos recebimentos e pagamentos passe a ser uma realidade. E isto sem necessidade de recorrer a quaisquer conhecimentos de contabilidade!
Como importar o extrato bancário para o software de gestão?
O cegid Cloudware Business permite a importação dos extratos bancários, em formato .XLS ou .CSV, tendo inclusivamente os modelos standard de exportação dos principais bancos carregados no programa. Basta, assim, que exporte os movimentos da conta bancária nos formatos suportados e importe o ficheiro para a aplicação. Pode, inclusivamente, importar vários extratos, referentes a várias contas ou a diferentes tipologias, como o extrato de conta à ordem, o extrato do cartão de crédito ou mesmo o extrato da conta poupança ou rendimento. Posteriormente, o cegid Cloudware Business fará sugestões de reconciliação automática, de acordo com os documentos de venda emitidos e os registos das faturas de compra e despesa anteriormente realizados.
Já no iziBizi, a solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação cegid Cloudware Business, permite a consulta facilitada do extrato bancário de qualquer Banco integrado com os documentos, sem qualquer necessidade de importação. Seja um recebimento de um cliente ou um pagamento a fornecedor, o extrato bancário passa a estar detalhado, com ligação direta às faturas do cliente ou do fornecedor arquivadas digitalmente. Além das faturas associadas à transação, pode consultar a nota de lançamento na conta bancária.
O que são as sugestões de reconciliação automática?
Com o extrato bancário nas soluções cegid Cloudware, seja por importação (cegid Cloudware Business) seja por integração automática (iziBizi), e recorrendo a mecanismos de inteligência artificial e machine learning, as soluções geram automaticamente sugestões de associação das transações no extrato bancário com os recibos e pagamentos previamente emitidos.
Apesar de ser sempre possível a associação manual dos movimentos, o objetivo é claro – simplificar o seu trabalho!
E se os recibos ou pagamentos ainda não tiverem sido registados?
Existe a possibilidade de registar os recibos de clientes ou os pagamentos a fornecedores a partir do movimento bancário. Para além disso, é igualmente possível gerar sugestões automáticas de recebimentos e pagamentos, de acordo com a informação das faturas por liquidar.
A lógica das sugestões de recebimentos e pagamentos é em tudo semelhante à lógica da sugestão de reconciliações: o programa identifica semelhanças entre uma linha de entrada ou saída no extrato bancário e as faturas de venda ou de compra/despesa em aberto e sugere a geração do recibo ou pagamento.
Quando, a cada fatura de compra ou despesa, é associada a digitalização do documento por via da funcionalidade de Arquivo Digital, é permitida a consulta das faturas liquidadas por cada pagamento realizado, a partir do extrato bancário nas soluções cegid Cloudware, de forma rápida e simples!
Por fim, deixamos-lhe uma garantia.
A utilização das funcionalidades das Reconciliações Bancárias e do Arquivo Digital nas soluções cegid Cloudware dão ao empresário a certeza de um controlo diário da sua tesouraria e um acompanhamento rigoroso das suas contas correntes para com clientes e fornecedores. Sempre com informação atualizada, segura e acessível a partir de qualquer lugar.
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