Cópias das faturas de compra e despesa em bandejas ou dossiers intermináveis, notas e anotações em agendas e calendários, ficheiros em Excel com os registos das faturas, montantes e datas para pagamento a fornecedores. Estes são hoje os principais métodos que os empresários e os gestores das micro e pequenas empresas utilizam para a gestão das compras e despesas e das contas corrrentes dos seus fornecedores e prestadores de serviços.
Estes mecanismos manuais de controlo resultam em erros, perdas de faturas, faltas de pagamento, pagamentos em duplicado e até cortes de fornecimento devido ao atraso no pagamento das faturas. As consequências desta desorganização e descontrolo administrativo são sérias - afetam rapidamente a normal operação dos negócios, refletem-se diretamente nas vendas e impactam negativamente os clientes.
Riscos do atraso no pagamento a fornecedores
Certo é que a falta ou atraso no pagamento a fornecedores deteriora as relações comerciais e acrescenta riscos ao seu negócio, tais como:
- Interrupções no fornecimento dos produtos ou serviços;
- Atrasos na entrega dos produtos aos seus clientes;
- Aumento dos valores em dívida aos fornecedores, que podem ser acrescidos de juros de mora comerciais;
- Perda de exclusividade, descontos e/ou outras condições comerciais e benefícios financeiros atribuídos pelos fornecedores;
- Dificuldades acrescidas na renegociação e renovação de contratos de fornecimento;
- Aumento da insatisfação dos clientes.
4 passos para a organização e gestão inteligente do pagamento a fornecedores
A melhor forma de evitar todos estes problemas é ter uma boa gestão dos seus fornecedores e da sua tesouraria, com um fluxo de trabalho que se quer eficiente, digital e integrado. E o segredo é simples: utilizar o mesmo software em que processa a sua faturação e controla os seus recebimentos.
Para manter o controlo total e ter os pagamentos a fornecedores em dia, deve apostar num programa de faturação e gestão com integração bancária - o iziBizi - que agilize e automatize os processos relacionados com as compras e fornecedores e assegure o registo de todas as faturas e o respetivo pagamento nas datas previstas, de forma simples, eficiente e sem erros.
1. Registar todas as faturas de compra e despesa facilmente
O iziBizi permite o registo automático e inteligente das faturas de compra e despesa em tempo real. A partir deste momento, os documentos ficam guardados em formato digital.
Para tal, pode registar as faturas no sistema através de três meios:
- Tire uma fotografia às faturas de restaurantes, combustível ou supermercado no momento, antes que a perca ou se livre delas, através da app iziBizi. Uma vez no sistema, o robot inteligente do iziBizi trata do resto: a partir do código QR na fatura, digitaliza, arquiva, regista e classifica as faturas de compra e despesa automaticamente.
- Encaminhe as faturas que recebe por e-mail para o e-mail personalizado da conta iziBizi para receção das faturas ([NIF da empresa]@my.izibizi.pt). Para facilitar, deve partilhar este e-mail personalizado com os seus fornecedores, para que passem a enviar as faturas diretamente para este endereço eletrónico, registando-o por si. A partir deste momento, graças à Inteligência Artificial do iziBizi, todas as faturas recebidas são arquivadas, registadas e classificadas de forma automática.
- Digitalize as faturas que ainda recebe em papel, a partir de um qualquer scanner ou digitalizador, e importe as faturas digitalizadas para o iziBizi. Tal como nos meios anteriores, o programa identifica, arquiva, regista e classifica as várias faturas de uma só vez e de forma automática.
2. Identificar rapidamente as faturas a pagamento
Com todos os documentos registados de forma inteligente e em tempo real no programa consegue, a qualquer momento e de forma atualizada, identificar todas as faturas pendentes, vencidas e não vencidas, para cada fornecedor.
Além disso, a partir da agenda de tesouraria, tem uma previsão atualizada, dia-a-dia, dos pagamentos a realizar e a projeção do seu cash flow. Tudo para que consiga gerir de forma eficiente a sua tesouraria e antecipar eventuais necessidades de reforço de tesouraria.
3. Fazer o pagamento de faturas em atraso num click
No iziBizi, o pagamento das faturas aos fornecedores é efetuado a partir do botão "Pagar documento" no próprio programa, sem necessidade de aceder ao serviço e-banking do seu banco.
Integrando automaticamente com todas as suas contas bancárias, estejam elas no Millennium bcp ou em qualquer outro banco, só tem que decidir a partir de que conta pretende realizar o pagamento a fornecedores e selecionar a fatura ou faturas a pagar. Todos os dados da operação, como o IBAN do fornecedor ou as referências multibanco e o valor, são automaticamente preenchidos, bastando apenas que valide a operação. No final, o comprovativo pode ser enviado ao fornecedor, sem sair do programa.
Em alternativa, e para facilitar, pode sempre fazer o pagamento em lote de várias faturas (por transferências bancárias, referências multibanco ou débitos diretos) ou até agendar o pagamento de faturas para uma data futura.
Finalizado o pagamento a fornecedores, o iziBizi emite automaticamente as notas de pagamento das faturas e atualiza os extratos de conta dos seus fornecedores com os pagamentos realizados. Desta forma, mantém sempre atualizadas as suas contas correntes com os fornecedores e anula os riscos de atraso nos pagamento ou mesmo o pagamento de faturas em duplicado.
4. Ter os movimentos das suas contas bancárias sempre documentados
A consulta dos movimentos nas suas contas bancárias é igualmente realizada no iziBizi, com as transações atualizadas e disponíveis em tempo real. Graças ao arquivo digital dos documentos e à integração bancária, consegue clicar no movimento do extrato e ver a fatura ou as faturas pagas, bem como a nota de lançamento emitida pelo Banco.
O seu extrato bancário no iziBizi passa a estar detalhado, com ligação direta às faturas do fornecedor arquivadas digitalmente para que consiga rapidamente identificar e consultar quais as faturas associadas a cada pagamento realizado.
Dedique mais tempo às questões estratégicas do seu negócio, tenha a sua vida simplificada e experimente o iziBizi durante 30 dias sem custos.
O iziBizi é uma solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação cegid Cloudware Business. Banco Comercial Português, S.A.