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Produtividade: como aumentar na sua empresa em 6 passos

O desejo de qualquer empresário é aumentar a sua produtividade e a dos seus colaboradores para, com isto, impulsionar a sua faturação e sustentar o crescimento do seu negócio. Neste sentido, implementar comportamentos simples, fluxos de trabalho ágeis e métodos de organização dentro da sua empresa é essencial para que todos estejam em sintonia e trabalhem eficazmente.

De facto, a organização é a chave para o aumento da produtividade e é com base nesta perspetiva que foram definidos os 6 pontos a abordar no presente artigo.

1. Anotar todas as tarefas e planear a semana

Apesar de parecer demasiado básico, registar todas as tarefas e subtarefas que têm de realizar, associar a pessoa responsável e os respetivos prazos de conclusão é extremamente importante.

Num dia a dia tão corrido, confiar apenas na nossa memória é um erro muito comum que acaba por representar falhas, atrasa a conclusão das tarefas e, consequentemente, diminui a produtividade. Independentemente do regime de trabalho presencial, híbrido ou modelo de teletrabalho, o acesso online facilitado e partilhado da informação da empresa é imprescindível.

Por isso, anotar e partilhar tudo em ferramentas gratuitas, como o Google Calendar, ou gestores de tarefas mais robustos e pagos, como o Bitrix24 ou o ClickUp, ajudará a definir o que tem de ser feito e quando ao nível da linha temporal, estabelecendo prioridades e, automaticamente, pré organizar a sua agenda e a dos seus colaboradores. Por consequência, ter organizadas todas as suas tarefas permitirá estruturar melhor a semana antecipadamente.

2. Garantir o cumprimento das obrigações

Como empresário, é natural que na azafama do dia a dia alguma coisa fique para trás. O problema é que isso represente multas por incumprimento de obrigações fiscais. Assim, ter um resumo mensal atualizado de todas as obrigações e do respetivo estado de execução é crucial para que nada fique por cumprir. Este um dos papéis do Business. Além de facilitar a comunicação direta com entidades externas, permite a entrega de declarações fiscais, a realização de operações, a obtenção de comprovativos e certidões sem sair do programa.

3. Estabelecer objetivos e tarefas diárias

Fazer um planeamento diário de todas as tarefas que tem de cumprir, incluindo reuniões, é uma forma de se manter organizado e focado nos objetivos que tem estabelecidos. Ao começar assim todos os seus dias, saberá sempre por onde começar e quais as tarefas às quais deve dar prioridade. Para ajudar neste ponto, surge mais uma vez o Google Calendar como uma ferramenta gratuita onde pode fazer este planeamento diário.

4. Concluir uma tarefa de cada vez

Por vezes, o conceito de multitasking confunde-se como sinónimo de maior produtividade. Contudo, representa pouco da realidade. O facto de alternar de tarefa frequentemente, provoca quebras de foco e de de raciocínio que por si só já prejudicam a realização com eficácia de cada tarefa, além de que se torna mais provável de cometer erros. Neste sentido, evite começar uma nova tarefa sem terminar a anterior, pois acabará por tomar mais tempo em cada uma delas.

5. Tornar automáticos os processos repetitivos

A adoção da inteligência artificial nos sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) permite executar tarefas manuais de forma automática, eficaz e sem erros. Como tal, esta tecnologia surge como o maior aliado do empresário ao complementar e facilitar as tarefas rotineiras. Desta forma, é possível aumentar a produtividade, economizar tempo e impulsionar os resultados comerciais.

Destaca-se de novo o Business uma vez que tem a capacidade de aprender com base no histórico das operações dos utilizadores, recorrendo a mecanismos de inteligência artificial e machine learning, possibilitando a extração do máximo de informação possível para, posteriormente, fazer previsões e melhorar constantemente e automaticamente as operações. Só assim é possível auxiliar o empresário e as suas decisões.

6. Partilhar eficientemente a informação

Este é um ponto que não deve ser descurado, uma vez que a partilha de documentos e demais informação da empresa pode ser uma dificuldade quando associados às tradicionais pastas de arquivo. Mobilidade é a palavra de ordem. Conseguir realizar as suas tarefas em qualquer lugar e gerir a sua empresa à distância de um click faz agora mais sentido do que nunca.

Com isto, reforça-se a ideia de que a mobilidade anda de mãos dadas com uma boa partilha dos documentos da empresa. Existem programas de faturação e gestão que funcionam totalmente online que dão toda a margem e flexibilidade aos empresários de conseguirem tratar da faturação, gestão e contabilidade onde e quando quiserem. Além disso, permitem concentrar toda a informação da faturação e contabilística da empresa num só local com acesso a múltiplos utilizadores, possibilitando desta forma trabalhar conjuntamente com o contabilista ao enriquecer os dados mutuamente.

ERP como aliado da produtividade

Um software de gestão com soluções integradas permite-lhe automatizar processos essenciais da sua empresa que são imperativos na gestão do seu negócio. O Business é 100% online, isto significa que tem a informação à sua disposição em tempo real, possibilitando gerir a sua empresa onde e quando quiser. Da faturação ao registo inteligente das compras e despesas, do controlo das contas correntes com fornecedores à informação atualizada da tesouraria e dos impostos a pagar, do processamento de salários à contabilidade, o Business integra toda a informação atualizada, numa lógica de trabalho colaborativo entre empresários e contabilistas.

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