A impressão de um QR code em todas as faturas, talões, guias de transporte, recibos e documentos fiscalmente relevantes é obrigatória desde janeiro de 2022. Esta medida veio permitir um maior controlo das operações realizadas por parte da Finanças, a fim de evitar fugas fiscais, economia informal e a fraude fiscal.
Além dos programas de faturação terem de garantir os requisitos das Finanças para a aplicação e geração do QR code, abre-se a estes uma janela de oportunidade única de transformar esta obrigatoriedade numa mais valia para os seus utilizadores, pela automatização no registo e controlo de forma mais assertiva das compras e despesas do seu negócio.
Como tirar partido do QR code para o meu negócio?
O QR code é uma representação da informação comunicada ao portal e-fatura, ou seja, contém a informação do número de identificação fiscal (NIF) do emitente e do adquirente, a data e os valores do documento emitido.
O QR code como elemento obrigatório nas faturas torna possível a sua captura, leitura e interpretação inteligente, através de uma fotografia, que, por sua vez, permite a sua digitalização e arquivo no sistema. É esta a magia da app complementar ao sistema de faturação cegid Cloudware Business.
O QR code como elemento obrigatório nas faturas torna possível a sua captura, leitura e interpretação inteligente, através de uma fotografia, que, por sua vez, permite a sua digitalização e arquivo no sistema. É esta a magia da app complementar ao sistema de faturação iziBizi.
Como funciona o registo das despesas através do QR code?
É muito simples. A sua única tarefa é fotografar a fatura, por meio da app gratuita Business.
A partir daí a app faz o trabalho todo sozinha. No momento da fotografia, a app já indica o reconhecimento do QR code e, depois disso:
- Trata de guardar legalmente o documento;
- Interpreta a informação contida do QR code;
- Regista o documento, de forma totalmente automática;
- Classifica a categoria à qual a despesa corresponde, com base na experiência passada e em machine learning;
- Associa ao movimento do extrato bancário;
- Lança automaticamente na contabilidade;
- Permite a conferência e cruzamento com a informação constante do portal e-fatura.
A app e o programa de faturação e gestão Business vêm simplificar e tornar eficiente o dia a dia do empresário enquanto acumula o valor real e atualizado das suas despesas no mesmo local onde acompanha o valor da receita da faturação. Por este motivo, é que se trata de uma solução inovadora e pioneira em Portugal.
Como funciona o registo das despesas através do QR code?
É muito simples. A sua única tarefa é fotografar a fatura, por meio da app gratuita iziBizi.
A partir daí a app faz o trabalho todo sozinha. No momento da fotografia, a app já indica o reconhecimento do QR code e, depois disso:
- Trata de guardar legalmente o documento;
- Interpreta a informação contida do QR code;
- Regista o documento, de forma totalmente automática;
- Classifica a categoria à qual a despesa corresponde, com base na experiência passada e em machine learning;
- Associa ao movimento do extrato bancário;
- Lança automaticamente na contabilidade;
- Permite a conferência e cruzamento com a informação constante do Portal e-fatura.
A app e o programa de faturação e gestão iziBizi vêm simplificar e tornar eficiente o dia a dia do empresário enquanto acumula o valor real e atualizado das suas despesas no mesmo local onde acompanha o valor da receita da faturação. Por este motivo, é que se trata de uma solução inovadora e pioneira em Portugal.
Que outras formas existem de registar os documentos?
Além da app, o registo das despesas no programa pode ser feito por outros meios, igualmente super fáceis e rápidos de utilizar.
Envio por e-mail
Todos as empresas iziBizi têm um endereço de e-mail exclusivo para a receção de documentos. Para tal, a única operação a fazer é reencaminhar, em bruto, os e-mails que recebe dos seus fornecedores com as faturas. Pode até pedir aos seus fornecedores que passem a enviar as faturas eletrónicas para esse endereço de e-mail exclusivo!
Envio por e-mail
Todos as empresas cegid Cloudware Business têm um endereço de e-mail exclusivo para a receção de documentos. Para tal, a única operação a fazer é reencaminhar, em bruto, os e-mails que recebe dos seus fornecedores com as faturas. Pode até pedir aos seus fornecedores que passem a enviar as faturas eletrónicas para esse endereço de e-mail exclusivo!
A partir do momento em que as faturas entram na caixa de entrada, o programa trata da interpretação do QR code, digitalização e registo dos documentos.
Importação de ficheiros
E para as faturas que ainda chegam em papel? Existe sempre a opção de, após a sua digitalização a partir de um qualquer scanner, no programa, arrastar um ou vários ficheiros com as faturas digitalizadas. Concluída a importação, a tecnologia do cegid Cloudware Business extrai e interpreta a informação por si, a partir do QR code.
Importação de ficheiros
E para as faturas que ainda chegam em papel? Existe sempre a opção de, após a sua digitalização a partir de um qualquer scanner, no programa, arrastar um ou vários ficheiros com as faturas digitalizadas. Concluída a importação, a tecnologia do iziBizi extrai e interpreta a informação por si, a partir do QR code.
Uma vez no programa, e independentemente da forma como foram introduzidos os documentos, pode consultá-los onde e quando quiser, desde qualquer computador ou tablet.
Este sistema de registo de compras e despesas foi criado para facilitar ao máximo possível o acompanhamento dos gastos da empresa em tempo real, ao introduzi-los no programa no exato momento em que os recebe, em segundos e com pouco esforço. Tudo isto no mesmo programa onde trata da sua faturação!
As empresas que já utilizam o arquivo digital no seu dia a dia têm maior vantagem competitiva em relação aos concorrentes que ainda utilizam ao arquivo físico. O tempo consumido a organizar e procurar os documentos em papel transforma-se em tempo útil de trabalho, ao impulsionar os seus resultados e, consequentemente, a sua produtividade.
Porquê registar as despesas da empresa?
Atualmente, o empresário foca-se na faturação e nos recebimentos de clientes, deixando o controlo dos seus gastos e respetiva interpretação nas mãos do contabilista. Esta informação das compras e despesas é tratada num programa de contabilidade externo e com um hiato temporal que não permite uma análise informada e um controlo em tempo real pelo gestor.
Enquanto que, no passado, tarefas como a organização, classificação e o registo das faturas de compra e despesa eram tarefas demasiado morosas, com a tecnologia do cegid Cloudware Business no registo inteligente das faturas este processo é feito, literalmente, em segundos.
Enquanto que, no passado, tarefas como a organização, classificação e o registo das faturas de compra e despesa eram tarefas demasiado morosas, com a tecnologia do iziBizi no registo inteligente das faturas este processo é feito, literalmente, em segundos.
Assim, além de conhecer os rendimentos do seu negócio, passa a acompanhar, em tempo real, o valor das despesas bem como a previsão do IVA a pagar.
Se decidir envolver o contabilista como seu verdadeiro consultor, pode convidá-lo a trabalhar no mesmo programa onde trata da faturação e gestão do seu negócio, numa lógica colaborativa e sem custos, permitindo que ele trate da sua contabilidade a partir dos registos já realizados, ao evitar duplicação de tarefas e possibilitar uma verdadeira gestão integrada, da faturação e compras à contabilidade.
Porquê ter o arquivo digital dos documentos?
As principais vantagens da utilização do sistema de arquivo digital são as seguintes:
- Acessibilidade: consegue ter faturas e outros documentos guardados num único local, acessíveis por si e pelo seu contabilista onde e quando quiserem;
- Segurança: os documentos armazenados de forma segura e em conformidade com a lei, pelo prazo legalmente exigido;
- Facilidade: a partir da leitura do QR code com a app Business, por e-mail ou através da importação das faturas no sistema, é possível ter os documentos arquivados de forma simples e rápida;
- Automatização: como tem o robot inteligente do cegid Cloudware Business ao seu serviço, ele arquiva, regista e classifica automaticamente as faturas de compra e despesa;
- Integração: sugestões automáticas de contabilização de todas as faturas de compra, despesa e pagamentos numa lógica de trabalho colaborativo com o seu contabilista.
Tenha o registo de despesas bem como o seu arquivo digital, completamente integrados no seu programa de faturação e gestão, de forma segura e acessível, incluído em qualquer plano de subscrição do cegid Cloudware Business, bem como em todas as soluções cegid Cloudware, e usufrua de 30 dias sem custos, sem compromissos.
Porquê ter o arquivo digital dos documentos?
As principais vantagens da utilização do sistema de arquivo digital são as seguintes:
- Acessibilidade: consegue ter faturas e outros documentos guardados num único local, acessíveis por si e pelo seu contabilista onde e quando quiserem;
- Segurança: os documentos armazenados de forma segura e em conformidade com a lei, pelo prazo legalmente exigido;
- Facilidade: a partir da leitura do QR code com a app iziBizi, por e-mail ou através da importação das faturas no sistema, é possível ter os documentos arquivados de forma simples e rápida;
- Automatização: como tem o robot inteligente do iziBizi ao seu serviço, ele arquiva, regista e classifica automaticamente as faturas de compra e despesa;
- Integração: sugestões automáticas de contabilização de todas as faturas de compra, despesa e pagamentos numa lógica de trabalho colaborativo com o seu contabilista.
Tenha o registo de despesas bem como o seu arquivo digital, completamente integrados no seu programa de faturação e gestão, de forma segura e acessível, incluído em qualquer plano de subscrição do iziBizi, e usufrua de 30 dias sem custos, sem compromissos.
O iziBizi é uma solução de Open Banking do Millennium bcp integrada em software de faturação Cloudware Business. Banco Comercial Português, S.A.