O Governo fixou uma data para a obrigação da entrega do ficheiro SAF-T da contabilidade à Autoridade Tributária (AT). A partir de 2025, todas as empresas estão obrigadas à entrega do ficheiro da contabilidade relativo ao exercício fiscal de 2024, pelo que os programas de contabilidade têm de estar preparados já a partir de 1 de janeiro do próximo ano.
Esta obrigação tem vindo a sofrer sucessivos adiamentos, permitindo que as empresas se preparem da melhor forma possível para a entrada em vigor do ficheiro SAF-T da contabilidade. Assim, existe uma maior probabilidade de as empresas cumprirem com as suas obrigações sem a existência de aplicações de coimas ou multas devido a erros na comunicação do SAF-T da contabilidade.
O Decreto-Lei 48/2020 define a utilização e as características que o documento SAF-T da contabilidade deve obedecer, assim como as medidas a adotar.
O que é o SAF-T da contabilidade?
O SAF-T (PT) - Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version - é um ficheiro normalizado (em formato XML) que tem como objetivo reunir e exportar toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa para um determinado período. O SAF-T deve ser obtido num formato legível e comum independentemente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base dados do programa ou funcionalidade.
O documento SAF-T da contabilidade, utilizado para a permuta de informação contabilística e fiscal, tem um padrão internacional definido pela OCDE, no entanto, cada país pode efetuar as necessárias adaptações.
O ficheiro SAF-T da contabilidade é extremamente importante, uma vez que ao ser exportado sem perder a sua estrutura interna ou funcionalidade pode ser facilmente analisado por serviços de inspeção, acionistas e auditores.
Quais as características do SAF-T da contabilidade?
No âmbito da submissão do ficheiro SAF-T da contabilidade, a gerar para efeitos de cumprimento da obrigação de entrega da Informação Empresarial Simplificada (IES) / Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal (IES/DA), devem constar as seguintes informações:
- Cabeçalho (Header);
- Tabela de códigos de conta (GeneralLedgerAccounts);
- Tabela de clientes (Customer);
- Tabela de fornecedores (Supplier);
- Tabela de impostos (TaxTable);
- Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries);
- Documentos de recibos emitidos (Payments), quando houver.
Dada a complexidade de agregar todas estas informações, muitas empresas têm revelado dificuldades no cumprimento desta nova obrigação. Para tentar contornar esta dificuldade a nível financeiro, em 2021, o Governo aprovou no Orçamento do Estado 2021 uma medida na qual as despesas com a implementação do SAF-T da contabilidade eram consideradas em 120% dos gastos contabilizados nesse período. Para tal, a implementação tinha de ser concluída até ao final de 2021.
Contudo, mesmo com este apoio, muitas empresas não conseguiram cumprir esta obrigação e, por isso, tem vindo a ser adiada ano após ano, com a indicação que em 2025 entraria finalmente em vigor, relativamente ao exercício de 2024.
Quem é obrigado a entregar o SAF-T da contabilidade?
Estão obrigadas à disponibilização do ficheiro SAF-T da contabilidade aos inspetores da AT em sede de inspeção, tendo este que ser submetido anualmente através do Portal AT com pré-preenchimento automático dos Anexos A e I da IES:
- Empresas residentes e não residentes em Portugal com estabelecimento estável em território nacional que exerçam a título principal uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola;
- Empresas que organizem a sua contabilidade com recurso a programas informáticos;
- Empresas com contabilidade organizada.
Qual a relação entre o SAF-T da contabilidade e o relatório de conformidade?
O relatório de conformidade é um relatório que deteta possíveis erros na criação do SAF-T da contabilidade e possibilita antecipar os problemas antes do fecho dos exercícios. Deste modo, é possível realizar de imediato correções antes de exportar o SAF-T (PT), passando a dispor de maior eficiência na resolução de problemas que possam ocorrer, provocando uma melhoria significativa da produtividade no trabalho de encerramento de contas.
O relatório de conformidade é uma ferramenta fundamental e indispensável para a validação dos exercícios contabilísticos, com a função de detetar possíveis erros no registo contabilístico e na criação do ficheiro SAF-T da contabilidade. Este auditor interno, automático, realiza uma série de testes ao exercício, tais como a validação das regras de movimentação de contas, validação de saldos esperados, testes à atribuição de taxonomias, validação dos movimentos de abertura, apuramento de resultados e fechos de contas.
Como criar o SAF-T da contabilidade sem erros?
Para que seja possível exportar o ficheiro SAF-T da contabilidade sem qualquer incorreção, para submissão à AT, foram implementadas regras e alertas, exigidas pela atribuição do SVAT.
A Portaria n.º 293/2017, de 2 de outubro, veio criar o Selo de Validação AT (SVAT) e definir as regras da sua atribuição aos programas de contabilidade, relativamente à produção do ficheiro de auditoria SAF-T (PT). Para atribuição do selo SVAT, a AT faculta, aos produtores de programas de contabilidade que o solicitem, um serviço semelhante ao prestado na certificação de programas de faturação, por forma a aconselhar procedimentos que resultem na criação e exportação de ficheiros SAF-T (PT) com a qualidade desejada para os fins a que se destinam.
Assim, foram implementados mecanismos, nas soluções cegid Cloudware, que visam ajudar a cumprir com todas as exigências da AT, sendo um deles a garantia de que os documentos comerciais se encontram corretamente integrados na contabilidade. De modo a garantir que todos os documentos da Gestão Comercial são exportados no ficheiro SAF-T (PT) com a indicação do registo contabilístico associado, os lançamentos deverão ser finalizados, usando as sugestões do programa, ainda que possam editar as contas e os valores sugeridos.