Voltar

Software de gestão: o seu futuro e o fim do papel

Os documentos da contabilidade têm de ser guardados obrigatoriamente por um prazo de 10 anos, mas as tradicionais capas da contabilidade dificultam o acesso e consulta entre o empresário e o escritório do contabilista.

Já imaginou poder ter todos os seus documentos – faturas dos fornecedores, talões de despesa, documentos bancários, guias de pagamento de impostos – disponíveis num único local?

Agora pode fazê-lo no seu software de gestão! Desde 2019 que é permitido o arquivo eletrónico das faturas e outros documentos, em substituição do tradicional arquivo em papel. Imagine agora quanto pode poupar em material de escritório, enquanto tem todo o conforto de consultar o que precisa a qualquer momento, ao usar o arquivo digital!

O que é o Arquivo Digital?

O arquivo digital não passa simplesmente do alojamento de todos os seus documentos num único local, online. O objetivo é facilitar o seu armazenamento, consulta e pesquisa em qualquer momento, onde e quando quiser. Além disso, como estão disponíveis à distância de um click, os documentos ficam sempre disponíveis e acessíveis tanto para o empresário como para o seu eontabilista, promovendo uma eficaz partilha da informação.

Como pode arquivar os seus documentos?

O Business permite o arquivo e registo inteligente das faturas de forma automática, conseguindo fazê-lo através de três formas.

1. A partir de uma simples fotografia ao código QR da fatura

O código QR nas faturas é uma representação dos dados e valores dos documentos numa estrutura definida pelas Finanças, com a informação que já consta do portal e-Fatura, mas obtidos de forma instantânea.

Com a obrigatoriedade da inclusão do código QR em todas as faturas, talões, guias de transporte e recibos ou quaisquer documentos fiscalmente relevantes a partir de 1 de janeiro de 2022, torna-se possível a sua captura com a nossa app Business. app faz a leitura inteligente do código QR, digitaliza e arquiva as faturas de compra e despesa, enquanto o nosso robot interpreta o QR code e regista-a automaticamente.

O nosso sistema tem a inteligência de ler a imagem do documento, descodificar a informação do código QR, classificar o tipo de despesa com base na experiência passada e em machine learning, e registar automaticamente o documento, simplificando o dia a dia do empresário.

2. Encaminhando o e-mail com a fatura do seu fornecedor

Ao fazer a subscrição do Business, é gerado e atribuído automaticamente um e-mail personalizado, sendo este o seu destinatário. Posteriormente, basta que reencaminhe o e-mail do seu fornecedor para esse mesmo e-mail e o sistema trata automaticamente do seu arquivo e registo. Simples, rápido e sem complicações!

3. Através do upload de um ficheiro com as suas faturas digitalizadas

Também é possível digitalizar e importar um ficheiro com as suas faturas. Uma vez no sistema, a nossa tecnologia extrai e interpreta a informação por si!
É possível arquivar 20 ficheiros de cada vez, ou um único ficheiro com várias faturas, em qualquer formato, dando-lhe toda a flexibilidade de que necessita.

Agora que consegue arquivar digitalmente e registar as faturas de compra e despesa em tempo real, a sincronização com o portal e-fatura permite-lhe identificar os documentos em falta de fornecedores.

Como é feita a classificação da fatura pelo robot?

Ao fazer o registo do primeiro documento de um novo fornecedor, o Business cria a sua ficha automaticamente e sugere a classificação do tipo de despesa, com base no histórico dos comportamentos anteriores e no nosso sistema de machine learning.

Caso não obtenha a sugestão de classificação automática, pode sempre configurar o tipo de despesa para o fornecedor, bem como o método e o prazo de pagamento habituais, que serão aplicados a todos os documentos registados no futuro.

Afinal, quais as vantagens do Arquivo Digital?

Como deve ter percebido, o arquivo digital tem inúmeras vantagens para o dia-a-dia da gestão do seu negócio, das quais se destacam:

  • Acessibilidade: tenhas as suas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes guardados num único local, acessíveis onde e quando quiser;
  • Segurança: os documentos são armazenados de forma segura e em conformidade com a lei, pelo prazo legalmente exigido de 10 anos;
  • Eficiência: a partir da leitura do QR Code com a nossa app, por e-mail ou através da importação das faturas no sistema consegue ter todos os documentos arquivados de forma rápida e simples;
  • Automatização: com o robot inteligente ao seu serviço tenha o arquivo, registo e classificação automática das faturas de compra e despesa, uma gestão eficiente das compras e o controlo das contas correntes com fornecedores;
  • Integração: sugestões automáticas de contabilização de todas as faturas de compra, despesa e pagamentos numa lógica de trabalho colaborativo com o seu contabilista;
  • Produtividade: como tem o robot a trabalhar para si, consegue ter mais tempo útil e de qualidade para a execução de outras tarefas relevantes para a gestão da sua empresa;
  • Económico: redução de custos com material de escritório, impressão e espaço físico de arquivo. O ambiente agradece e a sua empresa também!

Tenha o robot do Business a fazer o trabalho por si!

Um software de gestão com soluções integradas permite-lhe automatizar processos essenciais da sua empresa que são imperativos na gestão do seu negócio. O Business é 100% online, isto significa que tem a informação à sua disposição em tempo real, possibilitando gerir a sua empresa onde e quando quiser.

Da faturação ao registo inteligente das compras e despesas, do controlo das contas correntes com fornecedores à informação atualizada da tesouraria e dos impostos a pagar, do processamento de salários à contabilidade, o Business integra toda a informação atualizada, numa lógica de trabalho colaborativo entre empresários e contabilistas.

Tenha a informação concentrada num único local, com processos automatizados, experimentando, de forma gratuita e sem compromissos, o software Business. Dê um passo em frente na gestão do seu negócio e beneficie de todas as vantagens do melhor sistema integrado de faturação e contabilidade online, clicando aqui.