A contabilidade é uma área de múltiplos desafios e exigências crescentes para os contabilistas. Em Portugal, este cenário é ainda mais acentuado, seja pelas múltiplas obrigações declarativas e de reporte contabilístico e fiscal, seja pelas recorrentes alterações legislativas.
Facto é que a contabilidade tradicional é sobretudo uma atividade muito rotineira e repetitiva e, como tal, as suas tarefas neste ambiente são vistas com pouco valor acrescentado. A profissão é ainda muito associada ao simples cumprimento de obrigações e prazos fiscais, cenário que tem vindo a mudar nos últimos anos. A verdade é que os contabilistas são uma peça fundamental na gestão das empresas e é irrefutável que os empresários e gestores dependem muito da informação trabalhada e preparada pelo contabilista. Assim, o relevante papel de consultor do negócio, de apoio e suporte nas decisões da empresa tem tornado cada vez mais valorizada a profissão do contabilista.
No entanto, para conseguir desempenhar este papel com sucesso têm de ser capazes de otimizar as suas tarefas regulares. É neste ponto que entra a tecnologia e a contabilidade online. A contabilidade online recorre então a tecnologia a favor das operações contabilísticas, com vista ao automatismo das tarefas repetitivas, otimização de processos, eliminação de erros humanos e, consequentemente, o aumento da produtividade. Desta forma, o contabilista ganha mais tempo útil para apoiar mais assertivamente o empresário nas decisões do negócio.
A contabilidade online é já o presente de muitos contabilistas e será, sem qualquer dúvida, o futuro da profissão nos próximos anos. Os contabilistas que hoje reconhecem o amplo potencial da contabilidade online, estão claramente em vantagem competitiva e numa posição diferenciadora face aos colegas de profissão que ainda fazem a sua contabilidade pela lógica tradicional.
Objetivos da contabilidade online
De facto, a contabilidade online foi desenvolvida para satisfazer as maiores dificuldades e necessidades do contabilista. Deste modo, como objetivos principais, destacam-se:
- Tornar a comunicação e a troca de informação entre o contabilista e o empresário mais eficaz, sendo feita em tempo real;
- Aumentar a produtividade do contabilista através na eliminação das tarefas morosas e repetitivas;
- Cumprir atempadamente e com eficiência todas as obrigações legais, fiscais e contabilísticas;
- Agregar valor aos serviços prestados pelo contabilista;
- Responder com eficácia a todas as alterações legais e fiscais.
Vantagens da contabilidade online
Comparativamente ao tradicional, a contabilidade online apresenta diversas vantagens, das quais se podem salientar:
1. Custo reduzido
A contabilidade online, sendo um serviço fornecido por uma empresa tecnológica de software - software as a service (Saas), tem um único custo: o da subscrição. Sendo um serviço, as equipas de desenvolvimento estão em processo contínuo de manutenção e atualização, por forma a prestar o melhor serviço possível ao cliente. Já nas soluções de contabilidade tradicional, além do elevado custo de subscrição e manutenção, por cada atualização o cliente tem um custo adicional. Tendo em consideração de que, em Portugal, o regime fiscal tem alterações constantes, exige às empresas de software que atualizem frequentemente os seus sistemas, o que, neste cenário tradicional, se traduz um enorme custo ao final do ano para os utilizadores.
2. Acesso 100% online e remoto
Nos programas tradicionais de contabilidade o acesso ao programa tem de ser feito obrigatoriamente através de um computador específico ou com acessos remotos ou virtuais ao ambiente de escritório. Estes são limitativos ao nível performance e produtividade do contabilista e acarretam dificuldades na eficiência do seu trabalho. No caso dos softwares 100% online, o acesso é feito onde, quando e por quem assim determinar sem qualquer dificuldade, entrave ou limitação. O único requisito para funcionar em pleno é apenas o acesso à Internet.
3. Sem limite de utilizadores
Quando no ponto anterior se refere que, nas soluções cloud, pode determinar o acesso a quem pretender significa que não existem quaisquer limitações em relação ao número de pessoas que utilizam o seu sistema, podendo ser criados inúmeros utilizadores com diferentes níveis de acesso personalizados. Nas soluções tradicionais, além de existir um limite de utilizadores, normalmente, cada novo acesso tem um custo extra associado.
4. Suporte rápido pelos criadores do programa
Nas soluções tradicionais de contabilidade, os profissionais têm sérias dificuldades de apoio do produtor do programa, uma vez que a aquisição da solução é realizada por meio da rede de distribuidores e parceiros que não têm muitas vezes a informação e capacidade técnica suficiente para dar suporte aos clientes. Tal dificuldade de comunicação com os produtores deixa de existir nas soluções de contabilidade online. Como nestas soluções não existem intermediários e a subscrição é feita diretamente junto do produtor do software, o contacto e comunicação entre ambos é muito mais facilitada, à distância de um telefonema ou e-mail.
5. Sem necessidade de instalação
Como as soluções cloud funcionam 100% online, só precisa de lnternet e abrir o seu browser para conseguir realizar todas as operações contabilísticas, tendo por isso, total liberdade e flexibilidade na organização de trabalho do escritório de contabilidade.
A realidade dos programas tradicionais é que além de os ter de instalar num determinado computador, depende do distribuidor do produto para proceder à instalação. Tudo isto tem custos e exige tempo por parte do cliente.
6. Atualizações sem custos
Os programas de contabilidade online estão sempre em evolução, quer para melhorar funcionalidades, quer para responder às alterações legais, fiscais e contabilísticas. Como Saas, todas estas atualizações são disponibilizadas com um simples refresh do browser e, portanto, são automáticas, evitando constrangimentos na normal utilização e execução das tarefas de contabilidade.
Nos recursos tradicionais, as atualizações são morosas, exigem disponibilidade do cliente e do distribuidor para se deslocar às instalações para atualizar o programa na máquina na qual foi instalado o programa. Além de horas perdidas, todos os custos de deslocação e atualização ficam ao encargo do cliente. Embora estes custos possam ser isolados, de acordo com cada atualização ou necessidade, ou por meio de pacotes anuais, são sempre custos desnecessários e evitáveis quando há programas de contabilidade online.
7. Cópias de segurança automáticas
Na contabilidade online, os documentos e registos são guardados de forma segura, pelo prazo exigido por lei, com dados gravados em servidores com cópias de segurança e procedimentos rigorosos de tratamento e proteção dos dados.
O cenário da contabilidade tradicional são cópias de segurança manuais e constantes para o seu computador, servidor ou outro dispositivo. Tal consome recursos e tempo útil de trabalho aos contabilistas.
8. Arquivo digital partilhado
A típica figura do contabilista no seu ambiente tradicional é rodeado de papelada e estantes com pastas intermináveis de faturas e demais documentos contabilísticos que são obrigados a guardar durante anos. No entanto, as soluções de contabilidade online com arquivo digital como as da cegid Cloudware vieram acabar com o papel.
Além de, nestas soluções, os documentos serem guardados no próprio programa de contabilidade online, possibilita o seu acesso e consulta a qualquer momento e em qualquer lugar e permite ainda a sua partilha facilitada e em tempo real com o empresário.
9. Lançamentos automáticos e sem erros
Na contabilidade tradicional os lançamentos são feitos de forma manual e repetitiva, sem qualquer controlo de erros.
Na contabilidade online, e com o apoio de tecnologia de Inteligência Artificial, os lançamentos de contabilização são automaticamente sugeridos pelo programa, exigindo apenas uma rápida verificação e validação pelo contabilista. Em caso de existência de erros, o contabilista também pode ficar descansado, pois além de ser praticamente impossível, o sistema alerta-o e impede de avançar com a contabilização.
10. SAF-T da contabilidade sem erros
Erros no SAF-T da contabilidade é algo muito comum quando utilizadas soluções tradicionais de contabilidade. O mesmo não acontece com o uso da tecnologia na contabilidade online onde o SAF-T é gerado sem qualquer erro. Nas soluções cegid Cloudware, o SAF-T da contabilidade até já se encontra certificada pelo selo SVAT e em conformidade com as regras de validação da Autoridade Tributária.
Do que está à espera para começar a ganhar com a contabilidade online?
Se a transição o deixa reticente, fique descansado. Tenha o apoio próximo e personalizado de um consultor e especialista da contabilidade online na transição do seu escritório de contabilidade.